Emails & Activities revolucionou a forma como você trabalha na monday.com. Mas como exatamente isso funciona? Se você já se perguntou quando, onde e por que certas informações são registradas em Emails & Activities, a equipe da monday.com está aqui para ajudar a decifrar o mistério para você! 🕵️
Neste artigo, você encontrará informações sobre:
- como funciona o registro de e-mails em Emails & Activities
- o que determina onde o e-mail é registrado no seu quadro
- como funciona o rastreamento de e-mails em Emails & Activities
- como remover e-mails da linha do tempo de Emails & Activities
- e como parar de registrar e-mails completamente
Como funciona o registro de e-mails em Emails & Activities
Antes de mergulharmos nos detalhes, aqui está uma rápida explicação de como funciona o registro de e-mails em Emails & Activities. 🔎
Emails & Activities permite que os usuários conectem sua conta do Gmail ou Outlook nas configurações de Emails & Activities. Quando um usuário conecta sua conta de e-mail, a equipe da monday.com autentica usando OAuth. O OAuth dá à monday.com as permissões necessárias para ler e escrever e-mails em seu nome.
PARTE I: O que registramos
Configurando
Para começar, configure Emails & Activities na sua conta da monday.com. Você pode encontrar instruções de configuração no artigo “Emails & Activities na monday.com”. Durante a configuração, você terá a oportunidade de conectar sua conta de e-mail escolhida à monday.com.
Criado no compositor de Emails & Activities do item
Todos os threads de e-mail enviados do compositor de e-mail em um item são registrados na linha do tempo de Emails & Activities desse item. Quando o e-mail é enviado de Emails & Activities, o e-mail é registrado mesmo que o contato não esteja incluído na coluna de e-mail do item.
Enviado/recebido do contato do item
E-mails de saída e entrada que incluem ambos: (1) o endereço de e-mail listado na coluna de E-mail do item e (2) o endereço de e-mail que você conectou ao Emails & Activities.
O endereço de e-mail listado e o seu endereço de e-mail conectado precisam fazer parte do thread de alguma forma: eles podem ser o remetente, o destinatário ou estar em CC/BCC.
Emails & Activities registrará e-mails de entrada e saída dos contatos listados em todas as colunas de E-mail do item. Por exemplo, se houver três colunas de E-mail com três contatos diferentes, Emails & Activities registrará e-mails relacionados a todos os três contatos.
Exemplos:
- Você é o remetente: Você enviou um e-mail para o contato listado na coluna de E-mail do item. O contato está no campo CC/BCC. O e-mail será registrado em Emails & Activities.
- O contato é o remetente: Você recebeu um e-mail de entrada do endereço de e-mail listado na coluna de E-mail do item. O e-mail será registrado.
Exceções:
- Emails & Activities não registrará e-mails de um endereço de e-mail listado na coluna de E-mail se esse endereço de e-mail for usado em mais de 250 colunas de E-mail em toda a conta.
- Emails & Activities não registrará e-mails de um endereço de e-mail na coluna de E-mail se esse endereço de e-mail for usado como uma conexão de e-mail ativa em Emails & Activities.
- Por exemplo, você conecta seu e-mail [email protected] ao Emails & Activities. O Item A tem [email protected] na coluna de E-mail. O Item B tem [email protected] na coluna de E-mail. Um e-mail é enviado para ambos [email protected] e [email protected]. Esse e-mail será registrado no Item B onde [email protected] está na coluna de E-mail, mas não será registrado no Item A onde [email protected] está na coluna de E-mail.
Enviado para/de o contato em um item conectado
E-mails de saída e entrada que incluem ambos: (1) o endereço de e-mail listado na coluna de E-mail de um item conectado, e (2) o endereço de e-mail que você conectou ao Emails & Activities.
O endereço de e-mail no item conectado e o seu endereço de e-mail precisam fazer parte do thread de alguma forma: eles podem ser o remetente, o destinatário ou estar em CC/BCC.
Quando o thread de e-mail está relacionado a um item conectado, você verá a localização do item conectado na parte inferior da mensagem de e-mail. Ele será listado como: Nome do Quadro > Nome do Grupo > Nome do Item
Parte de um thread em andamento
Conversas por e-mail são salvas como threads na linha do tempo de Emails & Activities. Uma vez que um e-mail é registrado na sua linha do tempo de Emails & Activities, quaisquer ações de acompanhamento também serão registradas lá. Isso inclui respostas, encaminhamento do e-mail ou uso do mesmo thread de e-mail de qualquer forma, mesmo que os destinatários sejam removidos ou totalmente substituídos.
Exemplos:
- Você inicia um thread de e-mail com o Contato A, que está listado na Coluna de E-mail do item (ou em um item conectado). Você responde ao e-mail, removendo o Contato A do thread e adicionando seu colega em vez disso. A resposta será registrada.
- Você inicia um thread de e-mail com o Contato A e depois o encaminha para o Contato B. O e-mail encaminhado será registrado.
PARTE II: Gerenciando sua linha do tempo
Removendo e-mails da linha do tempo de um item
Existem duas maneiras de remover e-mails da linha do tempo de Emails & Activities de um item específico.
1. Excluir e-mails que você não quer ver.
O usuário que possui a conta de e-mail conectada ao Emails & Activities pode excluir threads de e-mail específicos da linha do tempo. Para fazer isso, clique no menu de três pontos no canto superior direito da mensagem de e-mail.
Lembre-se de que, uma vez que o thread de e-mail é excluído, ele será removido de todos os itens na conta onde foi registrado.
2. Filtrar para ver apenas e-mails relevantes.
Você pode usar os filtros para visualizar apenas atividades relacionadas ao item na sua linha do tempo. Dessa forma, você verá apenas mensagens de e-mail relacionadas ao item ou itens conectados.
O filtro Atividades relacionadas ao item apenas filtra mensagens de e-mail que estão relacionadas a itens conectados. Ele não filtra mensagens de e-mail do mesmo contato listadas em outros itens que não estão conectados.
Exemplo:
O Item A tem [email protected] na coluna de E-mail. O Item B também tem [email protected] na coluna de E-mail. E o Item C também tem [email protected] na coluna de E-mail. Você envia um e-mail para [email protected], OU recebe um e-mail de [email protected]. A mensagem de e-mail aparecerá na linha do tempo do Item A, Item B e Item C. Você não poderá filtrar nenhuma mensagem de nenhuma das linhas do tempo dos itens.
Como parar de registrar e-mails
Existem três maneiras de parar de registrar e-mails.
1. Remover o endereço de e-mail da Coluna de E-mail (ou excluir a Coluna de E-mail completamente).
Quando você remove um endereço de e-mail da Coluna de E-mail ou exclui a Coluna de E-mail, a equipe da monday.com parará de registrar novos e-mails enviados ou recebidos pelos endereços de e-mail anteriormente listados nessa coluna. No entanto, quaisquer respostas a threads de e-mail que já estão conectados ao item ainda serão registradas no item.
2. Remover a conexão de e-mail de Emails & Activities.
Você pode remover sua conexão de e-mail clicando no botão de três pontos à direita da conexão de e-mail. Escolha Remover conta:
Uma vez que uma conexão de e-mail é removida, Emails & Activities parará de registrar quaisquer novos e-mails relacionados a essa conexão de e-mail. A partir desse ponto, respostas a threads de e-mail em andamento não serão registradas.
3. Excluir a conexão de e-mail.
Para excluir completamente uma conexão de conta de e-mail, visite o Centro de Automação e clique no ícone do Gmail ou Outlook:
Todas as receitas pré-construídas para a integração serão carregadas. Clique em qualquer receita. Em seguida, a integração listará os endereços de e-mail conectados sob Escolha uma conexão de conta. Clique no ícone de lixeira ao lado de um endereço de e-mail para excluir a conexão:
Uma vez que a conexão de e-mail é excluída, a equipe da monday.com parará de registrar quaisquer novos e-mails relacionados a essa conexão de e-mail. Isso inclui respostas a threads de e-mail existentes.
Se você tiver outras automações que utilizem essa conexão de e-mail, essas automações também deixarão de funcionar.
PARTE III: Rastreamento de e-mails
Como funciona o rastreamento de e-mails?
O rastreamento de e-mails é uma coisa maravilhosa! E menos complicado do que você pode pensar.
Taxas de abertura de e-mails
Nós rastreamos e-mails usando uma imagem invisível. Essa imagem é um único pixel, um elemento visual pequeno e invisível, colocado no e-mail. A imagem não está anexada ao e-mail. Em vez disso, ela é carregada de um servidor via uma URL. Quando o cliente de e-mail que envia e recebe o e-mail tenta carregar essa URL, nosso servidor registra uma visita a essa URL junto com algumas informações adicionais de rastreamento. A URL é única e gerada aleatoriamente. Dessa forma, sabemos a qual e-mail e item ela se relaciona.
Taxas de cliques em links
Nós também rastreamos o engajamento com links enviados dentro dos seus e-mails. Se o destinatário clicar no link que você incluiu, você verá isso também. O número de vezes que o destinatário abriu o link estará à direita da palavra Clicado:
Ativar ou desativar rastreamento
Se você quiser ativar o rastreamento de e-mails, pode fazê-lo marcando a caixa Rastreamento de E-mail ao compor um e-mail. Para desativar o rastreamento de e-mails, desmarque a caixa:
Problemas potenciais
Às vezes, as configurações de segurança no cliente de e-mail de um destinatário impedirão que a URL seja carregada automaticamente. Nesse caso, nosso servidor nunca receberá a confirmação de que o e-mail foi aberto.
Por outro lado, alguns softwares de segurança carregarão a URL antes que o e-mail chegue à caixa de entrada do destinatário para verificar se é seguro. Isso pode levar a um falso positivo— nosso servidor pode pensar que o e-mail foi aberto, mesmo que o destinatário ainda não o tenha aberto.
O rastreamento de e-mails não é perfeito, mas na maioria dos casos, oferece excelentes insights sobre o engajamento.
Especificando
O status do e-mail na seção de análises pode lhe dar algumas informações sobre como o e-mail foi enviado. Aqui estão alguns exemplos:
- “Dados de rastreamento não estão disponíveis”: Isso indica que o e-mail foi enviado de Emails & Activities, mas o usuário desativou o rastreamento de e-mail na monday.com.
- “E-mail não pôde ser rastreado”: Isso indica que o e-mail foi enviado do Gmail ou Outlook. Nesse caso, a monday.com não o rastreará.
- “Ainda não aberto”: Isso indica que o destinatário ainda não abriu o e-mail. Também pode indicar que a imagem do pixel de rastreamento na mensagem nunca foi carregada.
- “Visto”: Isso indica que o destinatário abriu o e-mail e o pixel de rastreamento foi carregado.
Dúvidas técnicas? O suporte oficial da monday.com resolve.
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