Visão geral
Sequences é uma ferramenta poderosa que oferece à sua equipe uma maneira centralizada de gerenciar o engajamento em múltiplas etapas. Permite criar um fluxo de interação automatizado com o cliente do início ao fim. Esse fluxo pode incluir e-mails automáticos, e-mails manuais, tarefas e chamadas telefônicas.
Quando você designa qualquer tarefa manual (como uma chamada telefônica), será notificado quando elas estiverem programadas para serem concluídas.
Abrir Sequences
Você pode acessar Sequences em dois locais diferentes. O local onde você acessa Sequences determinará quais sequências você verá.
1. Nível de conta. Para visualizar todas as Sequences na sua conta do CRM, abra Sequences no menu de navegação à esquerda:
2. Nível de quadro. Você também pode visualizar sequências no nível do quadro através dos quadros Contatos e Leads.
Se você é um membro individual da equipe que possui uma lista definida de clientes ou contas, essa é uma ótima maneira de acompanhar as Sequences pelas quais você é responsável.
Para visualizar todas as Sequences relacionadas a um quadro, abra o quadro e selecione Sequences no topo do quadro:
Construir uma Sequence
Uma vez que você abriu Sequences, pode construir uma nova sequência clicando no botão + Nova sequência no canto superior esquerdo:
Comece nomeando sua Sequence. Este é o nome que sua equipe usará para aplicar a Sequence. É melhor escolher um nome que seja claro, conciso e único.
Em seguida, selecione o quadro que você gostaria de conectar à sequência. Você pode pular esta etapa e completá-la mais tarde.
Agora é hora de construir sua sequência! Escolha um bloco de construção no menu. Você tem várias opções:
- Adicionar tempo de espera. Você pode atrasar etapas na sequência para controlar o tempo entre as ações, garantindo que as etapas ocorram na ordem e no prazo desejados.
- E-mails automáticos. Estes são e-mails que são enviados automaticamente com base no cronograma e nas condições definidas na sequência. Esses e-mails usam campos dinâmicos para personalizar o conteúdo.
- E-mails manuais. Crie uma tarefa de E-mails & Atividades e receba um lembrete para enviar um e-mail.
- Tarefas gerais. Crie uma tarefa personalizada de E-mails & Atividades e receba uma notificação de lembrete no horário designado. Estas podem incluir quaisquer ações não relacionadas a e-mails que precisam ser realizadas manualmente.
- Tarefas de chamada. Crie uma tarefa de E-mails & Atividades para fazer uma chamada e receba um lembrete no horário designado na sequência.
Definindo condições para etapas manuais
Ao configurar sua sequência, você pode indicar se uma sequência aguardará que as tarefas manuais sejam marcadas como concluídas por um representante de vendas antes de passar para a próxima etapa.
Veja como funciona:
- Ativado. Quando o lead inscrito chega à etapa manual, a sequência será automaticamente pausada. Um item será adicionado à linha do tempo de E-mails & Atividades para esse lead. Quando a tarefa for marcada como Concluída na linha do tempo, a sequência continuará e passará para a próxima etapa.
- Desativado. Quando o lead inscrito chega à etapa manual, uma notificação de lembrete será enviada ao representante de vendas. Assim que a notificação for enviada, a sequência continuará e prosseguirá para a próxima etapa.
Ao configurar um E-mail manual, Tarefa de chamada ou Tarefa geral, você encontrará esta configuração na parte inferior do compositor à direita da sua tela. Diz Pausar sequência até que a etapa seja marcada como concluída:
Quando esta configuração estiver ativada, você também verá uma indicação de que a etapa Aguardará até ser marcada como concluída nas etapas ordenadas à esquerda da sua tela:
Para marcar uma etapa manual como Concluída quando esta configuração estiver ativada, você tem duas opções.
1. Linha do tempo de E-mails & Atividades. A tarefa será visível na linha do tempo de E-mails & Atividades. Você pode Marcar como concluída a partir da linha do tempo.
2. Aba de Inscrições da sequência. Quando você abrir a aba de Inscrições da sequência, verá uma lista completa de todos os leads inscritos na sequência. Se uma etapa manual precisar ser concluída e marcada como Concluída, você verá Ação necessária ao lado do nome deles. A partir desta aba, você pode clicar em Ir para tarefa ou Marcar tarefa como concluída.
Adicionando um atraso
Este recurso permite que você defina cada grupo de etapas e especifique o atraso (em dias) entre esses grupos.
Por exemplo, você pode ter uma sequência que segue a seguinte estrutura:
- Executar etapas iniciais
- Aguardar 2 dias
- Executar as próximas etapas
Você pode adicionar um atraso entre as etapas selecionando a opção Adicionar tempo de espera no botão +Adicionar:
Você pode selecionar quantos dias deseja aguardar entre as etapas:
Encadeamento de e-mails
Se você tiver mais de um e-mail automático incluído em uma sequência, a caixa de seleção Encadeamento de e-mails permite que você escolha se o próximo e-mail será enviado como uma resposta ao e-mail automático anterior enviado (na mesma conversa) ou como um novo e-mail (uma nova conversa na caixa de entrada).
Ordenar as etapas
Para mudar a ordem das suas etapas, você pode usar a alça à direita de cada uma das suas etapas:
Além disso, você pode escolher personalizar etapas clicando no menu de três pontos à direita da etapa e escolhendo uma das opções do menu suspenso:
Salvar seu rascunho
Uma vez que você tenha construído as etapas, pode salvar um rascunho da sua sequência. Ele ficará inativo até que você complete as Regras e notificações, que serão discutidas mais adiante neste artigo.
Compondo e-mails
Você pode configurar e-mails manuais ou automatizados dentro da sua sequência. Os e-mails são compostos e enviados usando E-mails & Atividades. Você notará que o compositor de e-mails é estruturado da mesma forma. Você pode compor texto, editar texto, formatá-lo e incluir links.
E-mails manuais
Ao compor um e-mail manual, tenha em mente que ele pode ser personalizado antes de ser enviado. A linha de assunto aparecerá à esquerda para ajudá-lo a acompanhar as etapas dentro da sua Sequence.
E-mails automáticos
Você pode personalizar o e-mail o quanto quiser. Como o e-mail será enviado automaticamente, pode ser útil usar campos dinâmicos para personalizar o e-mail. Para inserir campos dinâmicos no seu e-mail, use o botão { } Colunas. Se você optar por usar campos dinâmicos, poderá puxar dados de qualquer coluna do seu quadro.
Seus rascunhos de e-mail serão salvos automaticamente dentro da Sequence.
Você também pode adicionar um link de cancelamento de inscrição a qualquer e-mail automático:
em Sequences.
Adicionando anexos a e-mails automáticos
Você pode adicionar anexos a e-mails automáticos na sua sequência. Há um limite de 15MB para todos os anexos de e-mail. Para adicionar um anexo, você pode arrastar e soltar um arquivo ou clicar no ícone de clipe de papel para navegar pelo seu computador:
Criar uma assinatura
Para criar sua assinatura, abra suas configurações do CRM no menu superior. Selecione Assinatura de e-mail no menu à esquerda. Componha sua assinatura e salve:
A partir daqui, você também pode ativar a configuração para incluir automaticamente sua assinatura ao compor um novo e-mail.
Cada usuário na sua conta pode definir apenas uma assinatura de e-mail. Assinaturas não podem ser compartilhadas entre usuários.
Adicionar sua assinatura de e-mail
Se você não incluir automaticamente assinaturas em novos e-mails, pode adicionar sua assinatura manualmente. Para adicionar ou remover uma assinatura de e-mail no compositor de e-mails, use o botão Adicionar assinatura:
Regras e notificações
Abra a aba Regras e notificações para finalizar a configuração da sua sequência. Existem várias opções de personalização para configurar sua Sequence.
Ativação da sequência e dados da sequência
No topo, você verá:
- Ativação da sequência. Quando você terminar de completar as outras etapas de configuração, ative isso para ativar sua sequência. Você também pode usar isso para desativar sua sequência.
Em seguida, você verá a seção Dados da sequência. Você pode fazer as seguintes designações nesta seção:
- Enviar e-mail como. Aqui é onde você designa qual endereço de e-mail os e-mails na sua sequência serão enviados.
que você, como criador da Sequence, possui ou caixas de entrada que são compartilhadas com
todos na conta.
- Quadro. Escolha o quadro de onde esta Sequence puxará dados. Você provavelmente desejará escolher o quadro Contatos ou Leads.
- Informações de contato. Escolha quais colunas no seu quadro usar para puxar o endereço de e-mail e o número de telefone.
Fuso horário e janela de envio
A próxima seção é onde você indicará o Fuso horário e a janela de envio para seus e-mails automáticos.
- Fuso horário. Este é o fuso horário com o qual as regras de dia e hora a seguir estarão alinhadas.
- Enviar mensagem nesses dias. Você pode optar por pular os finais de semana ou qualquer outro dia da semana. Quando um dia estiver destacado em teal, ele está selecionado.
- Enviar mensagem a esta hora. Você pode escolher uma janela de tempo durante a qual seus e-mails serão enviados.
Regras de interação e remoção
Na próxima seção, você verá Regras de remoção. É aqui que você designa quais condições devem ser atendidas para que um contato ou lead seja removido da Sequence. Você pode aplicar quantas regras quiser. Ative a regra para aplicá-la à sua Sequence.
As opções são:
- Remover contato se eles responderem a um e-mail nesta sequência
- Remover contato se eles abrirem um e-mail nesta sequência
- Remover contato se o e-mail deles retornar
- Remover contato se eles clicarem em um link em um e-mail desta sequência
- Remover contato se um e-mail nesta sequência receber uma resposta automática (esta configuração está em Beta)
Quando você escolher qualquer uma dessas opções, você também terá a opção de selecionar uma coluna de Status no quadro indicado em Dados da sequência e mudar esse status para um rótulo específico.
Controle de cancelamento de inscrição
Nesta seção, você pode modificar as configurações para seus links de cancelamento de inscrição e o comportamento da sua sequência para usuários que se desinscreveram.
Existem duas opções. Você pode:
- Remover contato desta sequência se eles fizerem parte da lista global de cancelamento de inscrição. Isso removerá um endereço de e-mail da sua sequência se eles clicaram em “cancelar inscrição” em qualquer comunicação enviada da sua conta do monday CRM.
- Remover contato se eles cancelarem a inscrição via um e-mail nesta sequência. Isso removerá um endereço de e-mail da sua sequência se o destinatário clicar no link de cancelamento de inscrição em qualquer um dos e-mails na sequência.
Notificações
Na última seção, você pode escolher suas configurações de Notificações. Você tem as seguintes opções:
- Notifique-me quando for hora de fazer uma chamada / enviar um e-mail. Por padrão, esta opção estará ativada.
- Notifique-me quando uma sequência terminar devido ao engajamento. Isso se refere à regra na seção Regras de remoção. Se você indicar que gostaria que alguém fosse removido se eles responderem ou abrirem um e-mail, você pode ativar esta regra de notificação para ser notificado quando isso ocorrer.
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Destinatário da notificação. Se você ativar notificações nesta seção, isso permitirá que você escolha quem será notificado. Se as notificações estiverem ativadas, você deve escolher uma coluna de Pessoas do quadro designado na seção Dados da sequência.
- Se alguém não estiver atribuído na coluna de Pessoas, o criador da Sequence receberá a notificação para aquele contato ou lead individual.
- Se as notificações estiverem desativadas nesta seção, nenhuma coluna de Pessoas precisa ser selecionada.
Ativar uma sequência
Quando você terminar de construir sua sequência e personalizar as Regras e notificações, clique em Salvar sequência no canto superior direito. Você será redirecionado para o gerenciador de Sequences.
Lá, você pode abrir uma sequência passando o mouse sobre o Nome da sequência e clicando em Abrir:
Clique em Editar sequência no canto superior direito para fazer alterações:
Abra a aba Regras e Notificações e ative a sequência na seção Ativação da sequência:
Inscrever um lead em uma sequência
Uma vez que a sequência esteja ativa, você pode inscrever manualmente contatos e leads, usar o sidekick ou configurar uma automação para inscrever automaticamente leads que chegam ou contatos recém-criados.
Você pode inscrever seu lead em qualquer ponto de uma sequência.
Inscrição com sidekick
Você pode pedir ao monday sidekick para listar as sequências ativas no seu quadro. Você também pode usar o sidekick para inscrever seus leads em uma sequência.
Método de inscrição manual #1
Para inscrever um lead em uma sequência, abra sua Sequence e depois abra a aba Inscrições.
Usando o botão na parte inferior da tela ou o botão no canto superior esquerdo, clique para inscrever um lead na sua sequência:
Você será redirecionado para o quadro conectado à sua sequência. Marque a caixa à esquerda do contato que você gostaria de inscrever. Você pode selecionar vários itens. Isso é chamado de Ações em Lote. Confira o artigo “Ações em Lote” para saber mais sobre isso.
Após selecionar seu(s) contato(s), clique em Adicionar à sequência.
Então, você verá uma lista de sequências disponíveis para você. Ao usar a inscrição manual, você verá:
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