Usar uma combinação de um quadro de alto nível e vários quadros de baixo nível é um fluxo de trabalho super popular que pode ajudar a começar a gerenciar seus projetos com monday.com. Criar um fluxo de trabalho de alto nível/baixo nível pode beneficiar sua empresa, proporcionando a todos os membros da equipe uma melhor compreensão de seus objetivos e metas gerais.

Os altos e baixos, vamos direto ao ponto! 🏊‍♂️

Criar quadros de baixo nível

Um quadro de baixo nível é uma ótima ferramenta para gerenciar todos os detalhes importantes de suas tarefas/projetos! Ao contrário de um quadro de alto nível, que tem a intenção de fornecer uma visão geral do projeto, os quadros de baixo nível ajudam a focar nos detalhes mais finos de qualquer coisa que você esteja tentando gerenciar.

• Criando grupos no seu quadro

O primeiro passo para projetar nosso novo fluxo de trabalho super eficiente é organizar os grupos no nosso quadro. Existem maneiras ilimitadas de agrupar nossos itens. Por exemplo, podemos agrupar nosso quadro por fase do projeto, departamento, clientes, campanhas ou contas – dependendo do fluxo de trabalho que estamos gerenciando!

• Escolhendo colunas para seu quadro

Colunas fornecem os dados que você precisa ver para cada item no seu quadro, e podem cada ser usadas de várias maneiras diferentes. Navegue pelo Centro de Colunas para visualizar todas as opções e veja quais funcionam melhor para você.

• Inscreva seus membros da equipe

Finalmente, vamos inscrever nossos membros da equipe no nosso quadro para que eles estejam sempre atualizados. Podemos ver quem está inscrito no nosso quadro clicando no botão “Convidar” no canto superior direito do nosso quadro.

Criar um quadro de alto nível

Um quadro de alto nível permite que você veja uma visão geral de tudo que você e sua equipe estão trabalhando em vários quadros diferentes, conectando vários quadros e fluxos de trabalho em um só. Quadros de alto nível podem ser organizados por trimestres, meses, fases, clientes, projetos ou qualquer outra forma que funcione para a equipe. Em resumo, um quadro de alto nível é seu primeiro passo para desenvolver um fluxo de trabalho otimizado.

Vamos revisar como escolhemos organizar nosso quadro de alto nível abaixo. Lembre-se, este é apenas um exemplo e você pode personalizar a estrutura do seu quadro para atender às suas necessidades únicas.

• Grupos: Organizamos nossos grupos de acordo com cada fase do nosso projeto.

• Itens: Os itens no nosso quadro representam cada projeto em que estamos trabalhando.

• Colunas: As colunas no nosso quadro nos permitem ter todos os pontos de dados importantes registrados em um só lugar. Estes são alguns tipos de colunas que consideramos essenciais aqui:

• Coluna de Pessoas para fornecer propriedade a um gerente de projeto que está supervisionando o projeto associado.

• Coluna de Linha do Tempo para rastrear um prazo para cada projeto. Veremos como esta coluna ganha vida através da Visualização de Gantt mais adiante neste guia!

• Coluna de Status para exibir o departamento ao qual cada projeto pertence. Lembre-se, esses rótulos podem ser personalizados para mostrar qualquer coisa que você desejar.

Conecte seus quadros de alto nível e baixo nível

Um dos aspectos mais úteis de um quadro de alto nível é que ele pode ser vinculado e sincronizado com quadros de baixo nível, de modo que as informações possam fluir instantaneamente de um quadro para outro. Enquanto os quadros de alto nível se concentram na visão geral, os quadros de baixo nível são úteis para ter visibilidade em certos detalhes essenciais e aspectos específicos de um processo maior.

A seguir, algumas maneiras de conectar seus quadros de baixo nível e alto nível para garantir que todas as informações relevantes sejam atualizadas o tempo todo:

• A Coluna Conectar Quadros e a Coluna Espelho

A Coluna Conectar Quadros e a Coluna Espelho trabalham juntas para conectar e refletir informações de um ou mais quadros para o atual. Quando você espelha informações de um quadro para outro, pode editar as informações espelhadas e essas alterações serão automaticamente refletidas em ambos os quadros.

Para nosso “Portfólio de Projetos de Importação de Chá”, queríamos vincular e refletir facilmente informações de quatro quadros de baixo nível separados que estão relacionados a este projeto. Para fazer isso, primeiro conectamos os quadros relevantes da Coluna Conectar Quadros:

Depois que seus quadros forem selecionados, você será solicitado a criar uma Coluna Espelho. Dentro da coluna espelho, você pode selecionar qual coluna exibir de seus quadros de baixo nível. Esta coluna será sincronizada e quaisquer alterações feitas aqui serão refletidas em seu quadro de baixo nível e vice-versa.

Dica: Você pode criar várias Colunas Espelho em seu quadro de alto nível para refletir diferentes colunas de seus quadros de baixo nível.

Cada item em seu quadro de alto nível pode então ser sincronizado com itens de um de seus quadros de baixo nível. No exemplo abaixo, sincronizamos o primeiro item em nosso quadro de alto nível com quatro itens de seu quadro de baixo nível correspondente; “Importações de Chá Verde”. Nossa Coluna Espelho está então exibindo o status de cada item desse quadro de baixo nível.

• A Coluna Link

Alternativamente, você também pode optar por simplesmente adicionar hyperlinks a quaisquer quadros relacionados usando a Coluna Link. Este tipo de coluna permite que você conecte quadros de baixo nível a qualquer item relacionado, dando a você um espaço dedicado para inserir a URL exclusiva desses quadros. Usar esta coluna torna a transição entre os quadros perfeita.

• A Coluna de Tags

A Coluna de Tags fornece uma maneira de organizar grupos de itens em diferentes quadros. Você pode usar tags para rastrear categoria, departamento, trimestres, etc. Ao marcar e usar Buscar Tudo, você pode estabelecer conexões entre todos os seus quadros em toda a conta.

Automatize seu fluxo de trabalho

Automatizações são processos automáticos simples e personalizáveis que você pode criar em apenas alguns segundos. Elas podem ser notificações push de atualizações específicas ou ações automáticas que são realizadas assim que um item de ação é concluído.

Aqui estão algumas automatizações úteis para impulsionar seu quadro de alto nível:

• “Quando um item é criado, crie um item no quadro e conecte os quadros com a coluna”

Essa automatização pode ser usada para sincronizar seus quadros de baixo nível e alto nível, sem esforço. Quando um item é criado em um quadro de baixo nível, a automatização criará esse item em seu quadro de alto nível e sincronizará os quadros com uma coluna escolhida.

• “Quando a data chegar, e somente se o status for algo, notifique alguém”

Essa automatização permite que o gerente de projeto seja notificado sempre que uma data de vencimento tiver passado e o item não estiver completo.