Pronto para assumir o controle dos seus projetos? Neste artigo, será mostrado como gerenciar cada etapa do ciclo de vida do seu projeto usando a monday.com—desde a coleta de ideias e sua aprovação até o planejamento, execução e acompanhamento do progresso com facilidade. Ao longo do caminho, a monday AI pode apoiar o trabalho do projeto do início ao fim, incluindo planejamento, organização e avanço do trabalho em quadros e fluxos de trabalho.

Coletar ideias de projetos com formulários

WorkForms facilitam a coleta de ideias de projetos, sugestões ou solicitações em um só lugar. Qualquer pessoa—seja colegas de equipe, gerentes ou partes interessadas externas—pode enviar um formulário com informações-chave para avaliar a necessidade de negócios da ideia. As submissões aparecem automaticamente no grupo “Novas Solicitações” do seu quadro de aprovação de projetos.

Configure seu quadro de aprovação de projetos

A próxima etapa é organizar as ideias recebidas! O quadro “Pipeline de aprovação de projetos” é a base do seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Ele ajuda a centralizar todas as novas ideias de projetos em um só lugar, revisar cada solicitação, atribuir gerentes de projeto, definir orçamentos e aprovar os projetos que avançam.

As ideias enviadas por meio do formulário são capturadas no primeiro grupo do quadro e passam por diferentes estágios de aprovação. As colunas do quadro representam detalhes importantes para ajudar os tomadores de decisão a avaliar cada proposta.

Construa um quadro de visão geral de projetos de alto nível

Uma vez que os projetos são aprovados, é hora de acompanhá-los de uma perspectiva mais ampla. O quadro de visão geral de alto nível ajuda a ver como seus projetos aprovados se alinham com os objetivos de negócios maiores. Este quadro será automaticamente preenchido com projetos aprovados do nosso quadro de pipeline de aprovação de projetos.

Para conectar seu pipeline de aprovação com o quadro de visão geral de alto nível, comece configurando uma automação entre quadros. Esta automação é acionada quando o status de aprovação de um projeto muda para “Aprovado”, criando automaticamente um novo item no quadro de alto nível para começar a acompanhar o progresso.

Um novo item no quadro de visão geral de projetos de alto nível será automaticamente criado no grupo “Projetos Futuros”. Com a ajuda de automações, seu projeto se moverá entre diferentes grupos com base em sua situação.

Crie e gerencie quadros de projetos de baixo nível

Vamos focar nos detalhes! Enquanto o quadro de alto nível oferece uma visão estratégica, cada projeto também precisa de seu próprio espaço de trabalho para gerenciar o dia a dia—isso exigirá um quadro dedicado de baixo nível. 

Mais uma vez, automações serão usadas para criar um quadro de baixo nível para cada projeto. Quando uma fase do projeto muda para “Planejamento” no quadro de visão geral de alto nível, um quadro de projeto de baixo nível inteiro será criado a partir de um modelo. Este se torna o espaço da sua equipe para agendar, atribuir e gerenciar o trabalho.

Vamos supor que você está lançando um “Projeto de Bot”. Seu quadro de baixo nível, gerado a partir do modelo, dividirá o projeto em entregas menores e ajudará a gerenciar cronogramas, recursos e orçamentos. Vamos dar uma olhada mais de perto em como cada um pode ser implementado usando diferentes recursos do quadro.

Gerencie cronogramas com ferramentas de agendamento

Dependências 

Dependências ajudam a vincular tarefas relacionadas e manter tudo sincronizado. Escolha entre diferentes tipos de dependência (FS, SS, FF, SF) e modos de resposta (Flexível, Estrito ou Sem ação) com base em como você deseja que os itens reajam às mudanças.

Gráfico de Gantt

As dependências podem ser visualizadas usando a visualização de Gantt, onde linhas de seta conectam tarefas que são dependentes entre si. Você pode personalizar a visualização para destacar prioridades e marcos para fácil navegação.

Cronograma planejado vs real

Acompanhe os cronogramas planejados vs. reais adicionando uma coluna de Cronograma para seu plano de projeto e uma coluna de Data para medir a data real de conclusão. Use automação para definir a data de conclusão real quando a coluna de status mudar para “Concluído”.

Para analisar atrasos, adicione uma coluna de Fórmula que calcula a diferença entre suas datas planejadas e reais para cada item. Esses dados podem ser usados para diferentes relatórios para obter melhores insights sobre o processo de planejamento. 

Marcos

Marque marcos importantes diretamente no cronograma. Eles aparecerão como diamantes tanto na visualização de Cronograma quanto na de Gantt, ajudando sua equipe a identificar os principais pontos de verificação rapidamente.

Gerencie o esforço da equipe, carga de trabalho e custos

Gerenciamento de recursos 

Use a Visualização de Carga de Trabalho para visualizar a capacidade de cada membro da equipe. Isso ajuda a evitar sobrecarga e garante que todos estejam trabalhando de forma eficiente em seu projeto.

Gerenciamento de Custos 

Um orçamento bem gerenciado mantém tudo nos trilhos. Adicione uma Coluna de Números para capturar despesas para cada tarefa e uma coluna de Dropdown para categorizar os tipos de custo:

Em seguida, use uma Visualização de Gráfico para detalhar os custos por tipo ou comparar despesas com o orçamento aprovado em um gráfico de barras.

E aí está! Todos os requisitos necessários para configurar seu quadro de projeto de baixo nível—agora você pode gerenciar seu cronograma, carga de trabalho e custos tudo em um só lugar!  

Obtenha insights com painéis

Agora é hora de ver o quadro geral. Painéis fornecem uma visão clara e visual dos principais métricas do projeto e mantêm sua equipe alinhada.

Resumo 

Para resumir o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos: 

• Ideias de projetos são enviadas via WorkForms e revisadas no quadro de pipeline de aprovação de projetos.
• Projetos aprovados são automaticamente adicionados ao seu quadro de visão geral de alto nível para acompanhar o progresso usando a automação entre quadros.
• Quando uma fase do projeto passa para “Planejamento”, um quadro de baixo nível detalhado é criado a partir de um modelo, e o PM é notificado.
• A equipe do projeto usa o quadro de baixo nível para gerenciar cronogramas, recursos e orçamentos durante a execução.
• Um painel de alto nível dedicado mantém tudo visível, mensurável e nos trilhos.

E assim, você tem tudo o que precisa para levar seus projetos da ideia à execução—tudo com a monday.com! 

Precisa de mais ajuda? O suporte da monday.com está à disposição.

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