Criar novos projetos e conectá-los ao seu portfólio está mais fácil do que nunca com as automações! Este artigo revisará como adicionar projetos manualmente e como vinculá-los automaticamente, além de como usar modelos para tornar seu fluxo de trabalho ainda mais eficiente.
Conectar um projeto manualmente
Para criar um novo projeto manualmente, vá até seu portfólio e clique em “Adicionar projeto”.
O menu suspenso permitirá que você escolha entre seus projetos recentes ou pesquise outros projetos em sua conta se desejar conectar um projeto existente ao seu portfólio. Para criar um novo projeto dentro deste portfólio, clique em “Criar novo projeto”.
Em seguida, nomeie seu projeto e escolha um modelo de conta existente ou use o modelo “Projeto Padrão” para começar do zero. Clique em “Criar projeto” quando terminar.
Agora, você poderá ver todos os projetos conectados em seu portfólio e inserir alguns detalhes do projeto, como “Saúde do projeto” e cronograma planejado.
Criar um projeto automaticamente
Existem algumas automações que você pode ativar para criar novos projetos e conectá-los ao seu portfólio. Dois passos estão envolvidos para tornar esse processo totalmente automatizado, e revisaremos o primeiro nesta seção e o segundo na seção seguinte.
Para criar um projeto automaticamente, você precisa primeiro definir as condições corretas. Você precisará:
- Um quadro de origem contendo os detalhes relevantes a serem transformados em um projeto
- Um gatilho que ocorre quando um projeto precisa ser criado
- Uma automação configurada a partir do quadro de origem, alinhando as informações com o gatilho
Vamos olhar um exemplo juntos. Se você tem um quadro onde gerencia projetos potenciais, por exemplo, um quadro de solicitações e aprovações, vá para “Automatizar” para configurar uma automação a partir desse quadro.
Clique em “+Adicionar automação” para criar uma nova automação personalizada, e então, quando você clicar em “Quando isso acontecer”, selecione “status muda para algo” no menu suspenso.
Em seguida, defina seu “Status” para a coluna “Status de Solicitação”, e o rótulo para “Aprovado”. Para “então faça isso”, escolha “criar item no quadro”. Agora, você pode escolher seu quadro de portfólio para o quadro e, em seguida, clicar em “item” para escolher como gostaria que o novo quadro mapeasse os itens do seu quadro de aprovações.
Agora que isso está configurado, precisamos voltar ao portfólio para completar o próximo passo. Clique em “Automatizar” e pesquise no Centro de Automação pela receita chamada “Criar projeto a partir do modelo” (marcada com o ⭐ ícone).
Você tem 3 variações diferentes da mesma automação para escolher aqui.
Agora, clique em “projeto” para escolher o modelo que deseja usar como base para seus quadros de projeto, selecione as permissões do quadro e personalize o nome do quadro. Nossa dica aqui é clicar no “+” e usar o campo suportado “nome do item” para gerar dinamicamente o nome do novo quadro a partir do nome do item em seu quadro de aprovações.
Agora, cada vez que o status de um projeto for alterado para “Aprovado” em seu quadro de Solicitações e Aprovações de Projetos, você verá um novo quadro de projeto criado em seu portfólio!
Solução de Problemas
Vamos revisar alguns problemas que podem surgir ao gerenciar projetos com automações e tentar resolvê-los juntos.
Não consigo encontrar o quadro que quero usar como modelo
Se você não consegue encontrar o modelo que deseja usar, volte e certifique-se de que ele está salvo como um modelo. Para fazer isso, clique no menu de 3 pontos, “Mais ações” e depois “Salvar como modelo”.
Outra coisa importante a notar é que você está tentando usar um modelo de quadro de projeto em vez de um modelo de quadro regular.
Somente modelos de quadros de projeto podem ser conectados a um portfólio, enquanto modelos de quadros regulares, mesmo que usados para gerenciar um projeto, não podem ser conectados. Você pode identificar o tipo de quadro pelo seu ícone no painel esquerdo. O ícone de um quadro regular tem uma linha vertical à esquerda, enquanto o ícone de um quadro de projeto tem 3 linhas horizontais no estilo gantt.
Para converter um quadro modelo regular em um modelo de quadro de projeto, vá para o editor de modelos. Clique no menu de 3 pontos no cabeçalho do quadro, clique em “Mais ações” e depois “Converter quadro em projeto”.
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