Quem pode usar este recurso

Disponível no gerenciamento de trabalho monday

Disponível no plano Enterprise

Um gerenciamento eficiente de recursos é fundamental para um planejamento de projeto bem-sucedido. Este artigo apresenta as ferramentas de gerenciamento de recursos da monday.com: Diretório de Recursos, Planejador de Recursos, e Gerenciador de Capacidade. Aprenda como definir atributos de recursos, alocar recursos e acompanhar a utilização em vários projetos para manter tudo funcionando de forma suave e pontual.

Configurar o Diretório de Recursos

Para começar, configure o Diretório de Recursos. Este passo permite que você defina responsáveis e espaços reservados para futuros recursos, garantindo que as necessidades do seu projeto estejam totalmente cobertas.

Nota: Para acessar o Diretório de Recursos, você deve ser um administrador ou ter a permissão de conta habilitada. Quando você abrir o Diretório de Recursos pela primeira vez, pode levar até 24 horas para sincronizar todos os membros e equipes da sua conta para exibição.

Clique na sua foto de perfil e selecione Diretório de Recursos logo abaixo de Administração. Em seguida, clique em Gerenciar atributos para definir atributos-chave de recursos, como funções de trabalho, habilidades e locais. Dentro de cada categoria, crie rótulos personalizados que reflitam as necessidades específicas da sua organização.

Associe seus membros da equipe aos seus atributos, atribuindo funções de trabalho, habilidades e locais previamente definidos a cada recurso.

Dica: As funções de trabalho que você define no Diretório de Recursos podem ser usadas como espaços reservados dentro do Planejador de Recursos de um projeto.

Adicionar um Planejador de Recursos

O Planejador de Recursos é uma ferramenta para criar planos de recursos de alto nível e fazer atribuições informadas para cada projeto.

O quadro do projeto e o Planejador de Recursos têm propósitos distintos, mas conectados. O quadro do projeto é onde a execução acontece e onde as tarefas individuais e detalhes necessários para impulsionar o projeto estão armazenados. O Planejador de Recursos, por outro lado, opera em um nível mais alto, ajudando você a mapear as necessidades de recursos e atribuições antes que a execução comece. Embora as tarefas do quadro do projeto não apareçam no planejador, os dois se cruzam de maneiras importantes: o cronograma planejado definido no Planejador de Recursos aparece na visão geral do projeto, e os recursos atribuídos aparecem automaticamente primeiro na coluna Pessoas do projeto. Isso garante uma transição suave do planejamento para a execução.

Uma vez que as funções de trabalho estão definidas, criar um Planejador de Recursos é simples. Se você estiver criando um projeto do zero, clique em + no painel esquerdo e selecione Projeto. Após nomeá-lo, certifique-se de que o interruptor Planejador de Recursos esteja ativado antes de clicar em Criar projeto.

Uma nova pasta será criada tanto para um quadro de projeto quanto para seu correspondente Planejador de Recursos.

Você também pode adicionar um Planejador de Recursos a um projeto existente clicando no menu de três pontos no lado direito do quadro do plano do projeto, selecionando Gerenciar componentes do projeto, e então Adicionar planejador de recursos assim:

Nota: Quadros de projetos e modelos criados antes de fevereiro de 2024 não incluirão a opção de adicionar o Planejador de Recursos.

Dica: Você pode adicionar ou remover um Planejador de Recursos em qualquer estágio. Se você acidentalmente remover um, ele pode ser facilmente restaurado sem perder dados ou alocações do menu Gerenciar capacidades do projeto mostrado acima.

Após adicionar um Planejador de Recursos, você pode criar um plano de recursos de duas maneiras: com monday sidekick ou manualmente. As próximas seções cobrem ambas as opções.

Crie um plano de recursos com monday sidekick

Use o monday sidekick no Planejador de Recursos para criar um plano com um prompt. Por exemplo, você pode pedir ao Sidekick para configurar um novo projeto com as funções necessárias (como um gerente de projeto, desenvolvedores web, um designer UX/UI e um engenheiro de QA), e alocar espaços reservados para cada função ao longo do cronograma do projeto.

A partir daí, você pode pedir ao Sidekick para consultar o Diretório de Recursos e substituir esses espaços reservados pelos recursos reais mais relevantes:

Se as datas do projeto mudarem, você pode pedir ao Sidekick para mover todo o plano para que as alocações sejam atualizadas automaticamente.

Uma vez que o plano esteja em vigor, você também pode fazer perguntas sobre os dados do planejador, como: “Quantas horas estão alocadas para este recurso neste projeto?”

Você pode continuar trabalhando com o Sidekick a partir do próprio projeto, assim o planejamento, a alocação de pessoal e o contexto do projeto permanecem conectados em um único fluxo de trabalho.

Configure seu plano de recursos manualmente

Se você preferir configurar seu plano manualmente, pode adicionar responsáveis (membros da equipe conhecidos) ou espaços reservados (recursos futuros com base em funções de trabalho) a cada projeto no Planejador de Recursos. Use responsável se você souber quem participará do projeto. Caso contrário, selecione um espaço reservado.

Clique no botão Adicionar recurso no lado esquerdo do planejador e selecione Responsável ou Espaço reservado:

Escolher um responsável requer que você selecione um membro da equipe da lista. Escolher um espaço reservado requer que você selecione uma função de trabalho da lista (como definido anteriormente no Diretório de Recursos). Você pode adicionar vários responsáveis e espaços reservados conforme necessário.

Dica: Precisa de mais de um espaço reservado do mesmo tipo? O planejador automaticamente os rotulará como Analista de dados 1 e Analista de dados 2, por exemplo.

Ao adicionar um responsável, você pode filtrar por atributos (como função de trabalho, habilidades ou disponibilidade) usando o ícone de funil:

Isso ajuda você a restringir a lista e atribuir as pessoas mais relevantes ao seu projeto.

Uma vez atribuídos, cada recurso selecionado aparecerá no lado esquerdo do Planejador de Recursos.

Nota: O Planejador de Recursos é voltado para o planejamento interno de projetos, portanto, os membros da equipe não receberão notificações quando forem atribuídos.

Use atribuição inteligente com IA

Uma vez que os espaços reservados foram adicionados, você pode usar Atribuição Inteligente com IA para substituí-los pelos recursos reais mais relevantes. O sistema analisa o contexto do projeto, funções de trabalho, habilidades e disponibilidade para sugerir a melhor correspondência para cada espaço reservado.

Dica: Esse recurso está disponível tanto no Planejador de Recursos quanto no Gerenciador de Capacidade para alocação flexível de pessoal em qualquer nível.

Para começar, clique no ícone de estrela de IA ao lado dos espaços reservados. Uma lista de membros da equipe sugeridos aparecerá, com base na função e na capacidade atual. Você pode optar por aplicar a atribuição a todos os espaços reservados ou apenas aos selecionados. Quando estiver pronto, clique em Aplicar para confirmar e transformar seus espaços reservados em pessoas reais.

Alocar esforços

As alocações especificam o esforço ou o total de horas necessárias para cada recurso. Para adicionar uma alocação, clique no ícone + para um recurso, defina o Esforço ou Total de Horas para cada alocação e arraste a barra de alocação para ajustar o cronograma.

Dica: Ao selecionar Total de Horas, as horas especificadas são distribuídas uniformemente ao longo do cronograma designado que você definiu por alocação.

Alterar exibição de esforço

O Planejador de Recursos oferece opções flexíveis de exibição de esforço, como horas por dia, horas por semana, dias por mês ou FTE (funcionário em tempo integral), atendendo a diferentes preferências de planejamento.

Por padrão, o esforço é exibido como Horas por dia, mas você pode ajustar isso no menu suspenso no canto superior esquerdo.

Enquanto o esforço total permanece o mesmo em todas as exibições, os valores de esforço mudam de acordo com a lógica de exibição selecionada. Se as Horas por dia estiverem definidas para 4 h/d, a mesma alocação será exibida da seguinte forma, com base na exibição selecionada:

• 20 Horas por semana = (4 h/d * 5 dias úteis)
• 10 Dias por mês = (4 h/d / 8 horas por dia) * 20 dias
• 0,5 FTE = (4 h/d / 8 horas por dia)

Edite o cronograma planejado do projeto

Na parte superior do Planejador de Recursos, defina ou ajuste o cronograma planejado do projeto para uma melhor previsão de recursos.

Dica: To cronograma planejado definido no Planejador de Recursos será refletido na visão geral do quadro do projeto.

Adicione alocação de recursos em nível de tarefa

Para planejar e acompanhar o trabalho em nível de tarefa, você pode usar alocação de recursos em nível de tarefa em seus projetos.

Após alocar recursos no Planejador de Recursos, adicione tarefas diretamente ao quadro do projeto e preencha os detalhes de alocação de recursos em nível de tarefa para cada tarefa.

Na coluna Recurso, atribua um responsável ou espaço reservado a cada tarefa:

A coluna Cronograma é obrigatória para que as tarefas apareçam no Planejador de Recursos. A coluna Esforço planejado registra o total de horas planejadas para cada tarefa, e a coluna Esforço gasto acompanha as horas reais registradas.

Nota: A alocação de recursos em nível de tarefa é suportada tanto em projetos padrão quanto em projetos de múltiplos níveis, mas a forma como os itens aparecem é diferente dependendo do tipo de projeto. Em projetos de múltiplos níveis, os itens pai são agrupados, portanto, apenas os subitens de nível mais baixo aparecem no Planejador de Recursos. Em projetos padrão, tanto os itens pai quanto os subitens aparecem no Planejador de Recursos.

No Planejador de Recursos, a alocação de recursos em nível de tarefa permite que você compare Alocações vs. esforço planejado e Alocações vs. esforço gasto:

Adicionar um Gerenciador de Capacidade

O Gerenciador de Capacidade consolida vários Planejadores de Recursos em um único painel, oferecendo uma visão geral da utilização de recursos em vários projetos.

Agora que os recursos foram alocados dentro dos Planejadores de Recursos, é hora de conectá-los a um Gerenciador de Capacidade para uma visão mais ampla da distribuição de carga de trabalho. Veja como fazer isso:

• Selecione + no painel esquerdo e selecione Gerenciador de Capacidade
• Nomeie e conecte os Planejadores de Recursos relevantes de vários projetos

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