Uma vez que seus espaços de trabalho estejam configurados, é possível gerenciar acesso, privacidade, personalização e modelos para manter tudo organizado e seguro.

Gerenciar seu espaço de trabalho

Você pode abrir a página inicial de um espaço de trabalho selecionando um espaço de trabalho no menu suspenso no painel esquerdo ou clicando no menu de três pontos ao lado de Espaços de trabalho e escolhendo Gerenciar espaço de trabalho. Na página inicial, você verá três abas que ajudam a manter a organização: Recentes, Conteúdo e Permissões.

A aba Recentes lista os quadros, documentos, painéis e outros ativos que você abriu mais recentemente nesse espaço de trabalho, para que você possa retomar de onde parou.

A aba Conteúdo oferece aos proprietários de espaços de trabalho uma tela de gerenciamento estruturada para todos os ativos no espaço de trabalho. Ela exibe tudo em uma tabela que pode ser classificada e filtrada. A partir dessa tela, você pode abrir, arquivar ou excluir ativos diretamente.

Ative o Modo de Limpeza no canto superior direito da aba Conteúdo para ver os ativos que a IA sinaliza para arquivamento ou exclusão. Cada entrada mostra um motivo (por exemplo, inatividade ou baixo engajamento) para que você possa decidir o que manter. Arquive ou exclua itens diretamente da lista. Selecione vários ativos (quadros, documentos e fluxos de trabalho) e aja em até 20 itens por vez. Os proprietários de espaços de trabalho podem arquivar ou excluir mesmo que não possuam o quadro.

A aba permissões do espaço de trabalho (disponível apenas no plano Enterprise) permite que os proprietários do espaço de trabalho controlem quais membros da equipe podem realizar quais ações dentro do espaço de trabalho:

No canto superior direito da página inicial, use a aba Convidar para inscrever membros da equipe no espaço de trabalho, torná-los proprietários do espaço de trabalho ou removê-los quando não precisarem mais de acesso.

Personalizar seu espaço de trabalho

A partir da página inicial de um espaço de trabalho, você pode personalizar a aparência e a leitura adicionando uma descrição do espaço de trabalho, renomeando o espaço de trabalho, personalizando a foto de capa e editando o ícone do espaço de trabalho.

Para renomear um espaço de trabalho, clique no campo de nome e digite o novo nome. Para personalizar a foto de capa, passe o mouse sobre a capa e selecione Alterar capa, em seguida, escolha uma cor, selecione uma imagem pré-definida ou faça o upload da sua própria. Para personalizar a cor de fundo e a imagem do ícone do espaço de trabalho, clique em Editar no ícone do espaço de trabalho.

Ícones personalizados também aparecem no menu suspenso de espaços de trabalho, o que ajuda os colegas a identificar rapidamente o espaço de trabalho correto.

Gerenciar acesso ao espaço de trabalho

Contas Enterprise podem escolher entre tipos de espaço de trabalho Abertos e Fechados para atender a diferentes necessidades de colaboração.

Espaços de trabalho abertos são descobertos e podem ser acessados por qualquer membro da equipe. Qualquer membro da equipe pode acessar todos os Quadros principais em todos os Espaços de trabalho abertos, e também podem acessar Quadros privados e Quadros compartilháveis para os quais foram convidados.

Espaços de trabalho fechados limitam o acesso aos membros. Membros da conta podem entrar por convite ou solicitando para entrar. Após a entrada, eles podem acessar todos os Quadros principais dentro desse espaço de trabalho e quaisquer Quadros privados e compartilháveis para os quais foram convidados. Membros da equipe que estão inscritos em um quadro específico em um espaço de trabalho fechado podem acessar esse quadro, mas não verão mais nada no espaço de trabalho. Quadros principais em espaços de trabalho fechados são visíveis apenas para membros do espaço de trabalho (e assinantes do quadro, conforme descrito). Espaços de trabalho fechados exibem um ícone de cadeado para indicar seu status restrito:

Ao criar um espaço de trabalho no Enterprise, você pode defini-lo como Fechado durante a criação:

Para mudar o tipo de um espaço de trabalho, abra a página inicial do espaço de trabalho, clique no menu de três pontos no canto superior direito, escolha Alterar tipo de espaço de trabalho e selecione Aberto ou Fechado:

Visibilidade do espaço de trabalho

Espaços de trabalho ocultos adicionam mais uma camada de privacidade aos espaços de trabalho fechados. Quando um administrador habilita espaços de trabalho ocultos, os membros da equipe veem apenas os espaços de trabalho dos quais são membros ou colaboram ativamente. Isso é útil para colaborar com terceiros, como clientes, fornecedores ou varejistas, enquanto protege dados sensíveis e reduz a desordem.

Administradores podem habilitar espaços de trabalho ocultos acessando Administração, Personalização, e Recursos. A configuração de Visibilidade de espaços de trabalho fechados aparece no final da página. Uma vez habilitados, todos os espaços de trabalho fechados da conta se tornam ocultos. Mesmo que alguém não seja membro de um espaço de trabalho fechado oculto, ainda pode encontrar e acessar quaisquer quadros aos quais esteja inscrito dentro desse espaço de trabalho.

Controlar quem pode criar espaços de trabalho 

Por padrão, qualquer membro da equipe pode criar um espaço de trabalho. Administradores podem restringir criadores no nível da conta clicando na foto de perfil no canto superior direito da tela, selecionando Administração, e Permissões:

Restrições em nível de conta têm precedência sobre as configurações do espaço de trabalho.

Salvar espaço de trabalho como um modelo

Se você tiver um conjunto de quadros, documentos, WorkForms e painéis que deseja replicar para outras equipes, pode salvar um espaço de trabalho como um modelo.

No painel esquerdo, abra o menu de três pontos à direita do nome do seu espaço de trabalho e selecione Salvar como modelo. Depois de converter um espaço de trabalho em um modelo, ele desaparecerá do seu painel esquerdo e será movido para o Centro de Modelos:

Para adicionar um modelo existente a um novo espaço de trabalho, clique no + no painel esquerdo e selecione Centro de Modelos. Pesquise seu modelo de espaço de trabalho pelo nome ou navegue pela categoria Criado por mim. Clique em Usar modelo para aplicá-lo, e pronto!

Ficou com alguma dúvida? Acione o suporte oficial a qualquer momento.

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