A integração do calendário Outlook da monday.com ajuda a manter o controle de reuniões, prazos e tarefas, sincronizando seus quadros da monday.com com seu calendário Outlook. Você pode gerenciar sua agenda, acompanhar eventos e manter sua equipe alinhada — tudo em um só lugar.

 

Notas importantes antes de começar

Antes de começar, há alguns detalhes a serem observados:

1 Você deve ter uma licença de Microsoft 365 Business Premium para usar esta integração. Se você não tiver esse tipo de licença, receberá uma mensagem de erro ao configurar esta integração

2 Esta integração só funciona se você tiver uma caixa de entrada do Exchange online da Microsoft e não uma caixa de entrada local. Para verificar qual tipo de caixa de entrada sua conta possui, visite o site de verificação

3 Se você conseguir se conectar, você tem uma conta do Exchange online. Se não conseguir se conectar e receber uma mensagem de erro, você não tem uma conta do Exchange online e não poderá usar esta integração

 

Sincronização bidirecional com o calendário Outlook

Existem duas maneiras de conectar sua conta da monday.com com seu calendário Outlook. Primeiro, vamos ver como criar uma sincronização bidirecional. Uma sincronização bidirecional importa simultaneamente os eventos do seu calendário Outlook para a monday.com e exporta seus itens da monday.com para o seu calendário Outlook. 

 

Adicione uma coluna de data e localize os modelos de integração

1 Primeiro, certifique-se de que seu quadro inclua uma Coluna de Data

2 Organize todos os seus dados na Coluna de Data

3 Clique no botão Integrar na parte superior do quadro e depois na aba Criar

4 Na página de Automação do quadro, selecione a integração Outlook Calendar

 

Você precisará adicionar dois modelos ao seu quadro para que a sincronização bidirecional funcione:

• Um que cria um evento no calendário Outlook com base em uma ação na monday.com
• Um que cria um item na monday.com com base em um novo evento no calendário Outlook

Aprenderemos mais sobre como isso pode ser feito mais adiante neste artigo. 

 

Adicione o primeiro modelo

Após localizar os modelos, é hora de adicionar os necessários ao seu quadro.

Selecione o modelo que criará um evento no calendário Outlook com base em um item do seu quadro (um dos dois descritos abaixo) e siga os passos na sua tela para conectar sua conta do Outlook.

 

Configure o primeiro modelo de integração

Após concluir a conexão da sua conta, você será redirecionado para o modelo que escolheu.

Lá, clique nos campos sublinhados na receita para configurá-los. No nosso exemplo abaixo, selecionamos o campo de evento para mapear como o evento do calendário Outlook aparecerá de acordo com os valores das colunas do nosso quadro.

 

Neste exemplo, quando um novo item é criado ou atualizado em nosso quadro, um evento do calendário Outlook será criado com a duração do evento de acordo com a Data de Início e Data de Término do item, o assunto do evento como o Nome do item, e a descrição do evento como o ID do Item que o item possui.

 

Adicione o segundo modelo e configure-o

Agora que seu primeiro modelo que criará um evento no calendário Outlook com base em um item do seu quadro está completo, é hora de adicionar o segundo modelo para criar um item em seu quadro com base em um novo evento do calendário Outlook, permitindo assim uma sincronização bidirecional.

Clique para adicionar outro modelo e certifique-se de escolher o modelo de Integração do calendário Outlook que diz “Quando um evento é criado no calendário Outlook, crie um item e sincronize futuras alterações do calendário Outlook”.

 

Desta vez, selecione o campo “item” e mapeie como você gostaria que um novo item fosse criado em seu quadro de acordo com os eventos do calendário Outlook que são adicionados.

 

Veja a integração em ação

Com ambos os modelos de Integração do calendário Outlook configurados, você deve ter uma sincronização bidirecional completa! Agora, cada novo item que é criado ou atribuído a uma pessoa específica aparecerá como um evento no calendário conectado e cada novo evento de calendário será populado como um item em seu quadro. 🎉

 

Coluna de integração do calendário Outlook

Ao adicionar qualquer modelo de integração do calendário Outlook, uma coluna de integração será adicionada automaticamente ao seu quadro com um link para cada evento respectivo do calendário Outlook (uma vez que o modelo tenha sido acionado). Clicar em um link nesta coluna o direcionará diretamente para o evento em seu próprio calendário.

 

• Título
• Hora de Início
• Hora de Término
• Participantes
• Descrição

 

Mostrar datas da monday.com no seu calendário Outlook

A segunda opção que você tem para integrar seu quadro com o calendário Outlook é através de uma sincronização unidirecional, permitindo que você exiba as datas do seu quadro diretamente no seu calendário. As seguintes instruções passo a passo podem ser usadas para configurar a sincronização unidirecional para sua conta.

 

1 Primeiro, certifique-se de que seu quadro inclua uma Coluna de Data ou uma Coluna de Linha do Tempo

2 Clique no menu de três pontos no lado direito do cabeçalho da sua Coluna de Data ou Coluna de Linha do Tempo

3 Clique em Configurações e depois em Personalizar coluna de data

4 Em seguida, clique no botão Sincronizar ao lado de Outros Calendários

 

Fazendo isso, você poderá adicionar qualquer calendário baseado na internet que usamos fora da monday.com.

 

Você será solicitado a escolher quais itens gostaria de sincronizar. Você pode escolher se deseja sincronizar “Itens atribuídos a mim” ou “Todos os itens deste quadro”. Após escolher uma opção, clique em Sincronizar.

 

Agora você gerou um endereço URL que pode usar no seu calendário Outlook. Copie este link e vá para o Outlook.

 

Adicionar calendário ao Outlook

Abra sua conta do Outlook e clique no ícone do calendário no menu lateral esquerdo:

 

Em seguida, clique na opção Adicionar calendário à esquerda:

Clique na opção Inscrever-se da web no menu lateral esquerdo:

 

Cole a URL que você copiou da monday.com:

 

Você poderá personalizar seu calendário com um nome de calendário, cor e charme. Você também pode adicioná-lo a outro calendário existente. Quando terminar de personalizar, clique em Importar.

 

 

Agora você pode ver todas as suas tarefas da monday.com no seu calendário Outlook.

 

Frequência das sincronizações do calendário Outlook

Embora a Microsoft confirme que, ao se inscrever em um calendário, seu calendário Outlook será atualizado automaticamente quando o calendário inscrito for atualizado, essa atualização automática pode levar mais de 24 horas. Isso significa que pode levar mais de 24 horas para a Microsoft atualizar automaticamente e exibir as atualizações realizadas em seu quadro da monday.com.

Atualmente, não há opção para controlar a frequência da atualização automática. Como isso é resultado das configurações do lado da Microsoft, se você desejar explorar soluções alternativas, entre em contato com a Microsoft.

Você pode aprender mais sobre como se inscrever em um calendário no Outlook no site de suporte da Microsoft.

 

Configurar alertas

Após integrar suas Colunas de Linha do Tempo ou Data com seu calendário externo, você pode rapidamente configurar alertas para prazos de itens futuros. Assim, os alertas aparecerão mesmo que você não tenha sua conta da monday.com aberta!

Tudo o que você precisa fazer é definir lembretes a partir do seu calendário externo, e você receberá todos os lembretes dos itens da monday.com em seu calendário externo também.

 

 

 

Perguntas Frequentes

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