Criar tarefas recorrentes no monday.com ajuda a automatizar trabalhos repetitivos e manter seus projetos no caminho certo. Você pode definir tarefas para se repetir diariamente, semanalmente ou em um cronograma personalizado, para que sua equipe nunca perca prazos ou atualizações importantes.
Crie um novo grupo a cada período
Para mostrar como a criação de tarefas recorrentes pode ser útil, vamos apresentar o caso de uso de uma pequena empresa de fabricação de sabonetes chamada Thorn & Thistle.
Na nossa pequena empresa de fabricação de sabonetes, usamos o quadro abaixo para acompanhar os pedidos de estoque da nossa loja ao longo de cada mês.
Toda vez que uma loja precisa reabastecer um produto, ela solicita o produto e a quantidade usando este quadro. No final do mês, podemos somar os números para ver quanto devemos produzir de volta na fábrica!
Como os grupos no nosso quadro representam cada mês de pedidos, precisamos criar um novo grupo no início de cada mês. Para que um novo grupo seja criado automaticamente a cada mês, usamos uma automação recorrente.
Para fazer isso:
1 Clique no botão Automatizar para abrir a página de Automação do quadro
2 Clique na aba Criar
3 Clique em Criar do zero
4 Crie uma automação que diz “A cada período, crie um grupo“
Em seguida, personalize o modelo como fizemos abaixo. Você pode escolher com que frequência um novo grupo é criado, seu nome e exatamente a que horas ele será criado!
Crie um novo item a cada período
Da mesma forma, se você tiver um único item (ou tarefa) que precisa ser repetido de tempos em tempos, pode usar uma automação recorrente para criá-lo instantaneamente de acordo com a cadência desejada.
No exemplo da nossa empresa de sabonetes, gerenciamos o quadro de agendamento abaixo para acompanhar todas as nossas atribuições diárias. Neste caso, temos uma reunião todos os dias, que precisamos garantir que seja adicionada ao nosso quadro a tempo.
Para garantir que tenhamos um novo item para nossa reunião diária todos os dias, configuramos a automação vista abaixo. Agora, todas as manhãs às 10h, um novo item intitulado “Reunião diária” será criado automaticamente para garantir que nunca seja esquecido!
Notifique sua equipe a cada período
Descobrimos que nossa equipe de vendas estava esquecendo de reabastecer as prateleiras em nossas lojas no início de cada semana, e não queremos que nossos clientes vejam prateleiras vazias. Para resolver esse problema, adicionamos este modelo de automação:
Personalizamos a automação para notificar toda a equipe de Vendas toda segunda-feira de manhã às 9h com a mensagem “Lembrete para reabastecer prateleiras!”. Agora, conseguimos começar cada semana com uma loja totalmente abastecida e clientes satisfeitos.
Duplicar um grupo a cada período
Na empresa de sabonetes Thorn & Thistle, lançamos um novo produto todo mês. Toda vez que fazemos isso, seguimos o mesmo fluxo de trabalho, que rastreamos com nosso quadro “Lançamento de Produto”. Cada grupo neste quadro representa um novo produto diferente, e os itens em cada grupo representam os diferentes eventos relacionados ao seu lançamento. Em vez de reescrever cada item toda vez que um novo produto é lançado, usaremos a automação para duplicar o grupo.
Tudo o que precisamos fazer é configurar a automação vista abaixo. Escolhemos duplicar o grupo todo mês no dia 1 às 9h para que possamos renomear nosso grupo de acordo e começar a trabalhar no lançamento do nosso novo produto logo no início de cada mês. 📆
Como nosso grupo foi criado idêntico ao grupo original “Spray de Maçã Caramelada”, queremos limpar todos os dados usando ações em lote.
Primeiro, vamos mudar o nome e a cor do nosso novo grupo. Em seguida, vamos passar o mouse sobre o lado esquerdo de cada item para selecionar cada item no grupo. Agora, só precisamos redefinir cada coluna, como mostrado abaixo:
Automação baseada em tempo
Você pode estar se perguntando como funciona a automação baseada em tempo. Vamos ver como o campo data funciona no seguinte modelo: Quando uma data chega, notifique alguém.
A automação será executada de acordo com o fuso horário do desktop da pessoa que a configura. Isso significa que, se eu estiver na cidade de Nova York e configurar a automação para ser executada às 9h, ela será executada todos os dias às 9h ET, independentemente do fuso horário de outro membro da equipe. Se meu colega estiver em Los Angeles, ele receberá uma notificação às 6h PT.
Perguntas Frequentes
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