Acompanhar os prazos que se aproximam é certamente uma tarefa que pode ser deixada para as automações. Usando as automações da monday.com, é possível criar um lembrete de prazo agendando uma automação com base em uma coluna de data ou linha do tempo.

É possível configurar lembretes de prazo a partir da página de automações do seu quadro ou diretamente no menu da coluna de data ou linha do tempo. Veja como configurar esses lembretes úteis em seu fluxo de trabalho.

Alertas da página de automações do quadro 

Você pode encontrar uma ampla gama de modelos de automação na aba Datas da página de automações do quadro.

O parâmetro Quando acima pode ser configurado para:

• Executar exatamente quando a data chegar
• Agendar a automação para ser executada em um cronograma recorrente
• Quando uma data tiver passado (o que significa que a automação será executada à meia-noite após a data ter passado, o modelo não funcionará retroativamente)

Nota: Aprenda como configurar sua automação com o artigo Automations da monday.com.

Alertas com Automação Personalizada

Você também pode criar lembretes automatizados com automações personalizadas. Este método é particularmente útil se você estiver usando uma coluna de linha do tempo e quiser definir um lembrete ou alerta para a data de início da linha do tempo. Isso só pode ser feito com automações personalizadas.

Nota: Você não pode definir lembretes para a data de início de uma coluna de linha do tempo, a menos que esteja usando automações personalizadas.

Alertas do menu da coluna

Você também pode adicionar um alerta diretamente de uma coluna de data ou linha do tempo. Você verá duas seleções diferentes dependendo de como sua coluna de data está configurada como um prazo.

A coluna de data não está configurada como um prazo:

Para configurar lembretes diretamente da coluna, clique nos três pontos na coluna. No menu suspenso, clique em Configurações e depois em Adicionar/editar lembretes de data.

Isso abrirá o seguinte modelo de automação: “Quando a data chegar, notifique alguém.” A coluna especificada será preenchida automaticamente – você só precisará escolher quando gostaria que a notificação fosse enviada e quem você gostaria de notificar.

A coluna de data está configurada como modo de prazo:

Se você já vinculou sua coluna de data ou linha do tempo a uma coluna de status no Modo de Prazo, haverá um processo de configuração diferente. Abra o menu da sua coluna, onde você verá a opção Definir Lembretes de Prazo.

Isso abrirá o seguinte modelo de automação: “Quando a data chegar e o status for algo, notifique alguém”. Novamente, a coluna que você selecionou será preenchida automaticamente, assim como a coluna de status à qual está vinculada. Você precisará definir o campo quando, assim como quem você gostaria que fosse notificado.

Nota: Você também pode definir seus próprios alertas para prazos de itens futuros conectando a monday.com ao seu calendário. Saiba mais sobre como configurar lembretes usando a integração com o calendário.  

Como configurar o campo de notificação

Se você quiser enviar uma mensagem personalizada no campo notificar, pode adicionar tags incluídas na seção Campos Suportados para preencher automaticamente campos de itens do quadro.

Nota: A seção de notificação não suporta formatação HTML no momento. 

Suporte de Coluna para o campo de notificação

Alguns tipos de coluna atualmente não são suportados no campo “notificar” da automação     

Nota: Ao adicionar uma coluna de data ao campo notificar no modelo, a notificação enviada suporta apenas um formato de data *europeu*.

Casos de Uso

Precisa de inspiração? Vamos explorar alguns casos de uso 😀 

Todo dia, se {data de vencimento} tiver passado e somente se {status} for {algo}, {notificar} {alguém}

Este exemplo usa um modelo. Este modelo não pode ser construído com o construtor de automação personalizada.

Caso de uso: Uma equipe de vendas precisa enviar e-mails de acompanhamento para clientes “x” dias após uma ligação. Se o status do e-mail do cliente não estiver marcado como concluído até a data de vencimento, um lembrete será enviado ao líder de vendas até que o status seja atualizado. 

Usaremos o seguinte modelo de automação: 

Lembre-se! Este modelo verifica todos os dias à meia-noite se o status de algum item mudou. Se a data tiver passado e o status ainda não tiver mudado, a automação será acionada.

Quando {Data de Aniversário} chegar, {notificar} {alguém} e adiar {Data de Aniversário} por {12 meses}

Caso de uso: A equipe de experiência do funcionário precisa acompanhar todos os aniversários dos funcionários para enviar uma mensagem e um presente em seu dia especial. Para agilizar esse processo, eles precisam configurar lembretes recorrentes para os aniversários.

A coluna de data para cada item será definida para a próxima data de aniversário, seja deste ano se o aniversário for em um mês posterior, ou para o próximo ano se o aniversário já tiver passado. 

Usaremos o seguinte modelo de automação: 

Agora a automação estará pronta para ser acionada novamente no ano seguinte nessa mesma data.

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