Gere documentos financeiros personalizados para gerenciar transações de clientes de forma mais eficiente! Com as novas Cotações & Faturas, você pode criar, gerenciar e rastrear cotações e faturas. Cotações & Faturas se integra aos seus quadros de CRM existentes para puxar informações sobre seus contatos, produtos e serviços. 

 

Abrir Cotações e Faturas

Usando o quadro principal de Cotações e Faturas

As novas Cotações & Faturas estão disponíveis apenas no monday CRM. Para abri-las, clique em Cotações e Faturas no painel superior esquerdo:

Clique em Criar novo para criar um novo documento:

Usando a coluna de Cotações & Faturas

Para adicionar a coluna de Cotações & Faturas a qualquer quadro de CRM, abra o Centro de Colunas e procure por “Cotações & Faturas”. Clique em Adicionar ao quadro:

Na coluna Cotações & Faturas, clique em uma célula vazia para adicionar um documento. Selecione uma Nova cotação ou Nova fatura:

Usando o Cartão do Item

Em qualquer quadro, abra a seção de atualizações de um item:

Clique em Mais para ver as Visualizações de Itens disponíveis. Selecione Cotações & Faturas [Nova versão]:

Usando a nova visualização, clique em Criar novo:

Faturas criadas através de qualquer um desses métodos aparecerão na página principal de Cotações & Faturas.

 

Criar e escolher um modelo

Com as novas Cotações & Faturas, você pode criar modelos de cotações e faturas para sua equipe usar. Criar um modelo permite que você configure um documento personalizado que estará disponível para sua equipe quando eles chegarem à fase de cotação e faturamento de um relacionamento. Também existem modelos padrão criados pela monday.com. 

Quando você abre Cotações & Faturas, pode criar um novo modelo ou escolher um modelo existente.

Criar um modelo

Se você deseja criar um novo modelo, confira o artigo “As novas Cotações & Faturas: criar modelos” para instruções detalhadas.

Escolher um modelo

Uma vez que você abre Cotações & Faturas, clique em Nova cotação ou Nova fatura para abrir o centro de modelos. Use a barra de pesquisa para encontrar um modelo. Selecione o modelo para começar.

 

Configurar o documento

Quando um documento é criado, ele está conectado ao seu quadro de Contatos e a um quadro que inclui uma lista de produtos ou serviços. As informações serão puxadas para o seu documento dos quadros conectados escolhidos. À medida que você edita os detalhes do seu documento à esquerda, verá uma prévia do documento à direita:

Adicionar negócio

Clique em Adicionar negócio para adicionar um quadro de Negócios ou Oportunidades e selecione seu quadro no menu suspenso:

Se você criar o documento a partir do seu quadro, ele estará conectado por padrão ao item onde você iniciou a criação do documento.

Adicionar destinatário

Clique em Adicionar destinatário para adicionar um contato do seu quadro de Contatos. Para preencher automaticamente os detalhes do seu contato, escolha seu quadro de origem e o nome do seu destinatário:

Clique em Salvar para salvar as alterações.

Adicionar catálogo de produtos

Clique em Adicionar catálogo para importar seus produtos e serviços. Pesquise ou selecione seu quadro no menu suspenso e clique em Salvar:

 

Editar o documento

À direita, edite os detalhes do documento:

Clique em qualquer campo para atualizar o conteúdo. Você pode:

• Clique em Novo item para adicionar um produto ou serviço do seu quadro conectado.
• Clique em Ajuste para adicionar um ajuste. Você pode fazer ajustes para descontos (percentual ou fixo), impostos e taxas. 
• Você tem a opção de Enviar assinatura ou um logotipo.
• Você pode adicionar notas sobre os termos no rodapé.
• Se você ativou a opção Botão de pagamento em Configurações, pode adicionar um link para sua plataforma de pagamento preferida.

 

Configurações do documento

Clique na guia Configurações à esquerda para ajustar as configurações do seu modelo:

Formato do número serial

Isso é definido ao criar o modelo. Não pode ser ajustado ao criar um documento individual.

Localidade

Aqui, você pode definir a localização onde está fazendo negócios. Os formatos de data e moeda serão ajustados de acordo. No entanto, o documento não será traduzido.

Moeda

Independentemente da sua localização, você pode ajustar manualmente a moeda do seu documento.

Formato de data

Independentemente da localidade que você selecionar, pode ajustar manualmente o formato da data do seu documento.

Estrutura do documento

Você tem a capacidade de personalizar a estrutura do seu documento na área de Seções de Cotação. Você pode ativar ou desativar qualquer uma das seções do seu documento. 

 

 

 

Criar, visualizar e baixar

Criar cotação

Use o botão Criar cotação para criar o documento. Detalhes principais, como tipo de documento (cotação ou fatura), nome do cliente, data de emissão e status do documento são preenchidos e bloqueados no quadro de Cotações & Faturas para evitar edição manual e garantir a integridade dos dados.

Visualizar

Para confirmar que a cotação ou fatura aparece como você pretendia e que as informações estão precisas, recomenda-se visualizar o documento. Você pode encontrar o botão Visualizar no canto superior direito, à esquerda do botão Criar cotação. A visualização é uma renderização em tempo real do documento em formato PDF, permitindo que você veja exatamente como ele aparecerá para seu cliente.

Baixar

Clique na seta suspensa à direita do botão Criar cotação. Clique em Criar e baixar como PDF para baixar sua cotação ou fatura como um documento PDF. Neste ponto, você pode enviar o PDF através do seu método de comunicação preferido.

 

Rastreamento de Cotações & Faturas

Todas as cotações e faturas são registradas em um único quadro. O quadro Cotações & Faturas é único dentro da sua conta monday CRM porque apenas cotações ou faturas podem ser criadas a partir deste quadro. Muitas das colunas e outras variáveis estão bloqueadas.

Personalize seu quadro

Embora muitas das colunas estejam bloqueadas, você pode adicionar colunas para personalizar o uso do quadro pela sua equipe, criar visualizações personalizadas e adicionar automações. Você pode achar que algumas das seguintes personalizações ajudam você e sua equipe a otimizar o uso deste quadro:

• Adicionar colunas: Você pode adicionar colunas ao seu quadro. Essa flexibilidade permite que você rastreie informações adicionais, como status de aprovação.
• Classificar e filtrar: Por padrão, os documentos no quadro são classificados pela data de criação. Você pode aplicar filtros para alterar a forma como o quadro é classificado. Visualize documentos por cliente, status ou tipo de documento.
• Adicionar Automação: Você pode adicionar automações ao seu quadro para manter as coisas funcionando de forma eficiente. Por exemplo, você pode usar automações para acionar uma notificação quando o status de um documento mudar (ou seja, de “Enviado” para “Pago”). Você também pode enviar lembretes de acompanhamento para seus colegas de equipe se um pagamento não tiver sido recebido até a data de vencimento.

Use fluxos de trabalho para rastrear e gerenciar

Você pode usar o construtor de fluxos de trabalho para construir fluxos de trabalho com base no seu quadro de Cotações e Faturas.

Para saber mais sobre como construir um fluxo de trabalho, confira o artigo “Comece com o construtor de fluxos de trabalho”.

 

Permissões

Atualmente, as novas Cotações & Faturas não suportam permissões granulares para modelos ou documentos. Para gerenciar o acesso, você precisa gerenciar as permissões do quadro para os quadros conectados aos seus modelos. Qualquer usuário com acesso ao quadro pode visualizar, editar ou excluir tanto modelos quanto documentos finalizados.

No entanto, a equipe da monday.com está trabalhando diligentemente para criar permissões mais granulares para equipes que precisam delas!

 

Melhores práticas

Recomenda-se as seguintes melhores práticas–

• Mantenha a consistência dos modelos. Recomenda-se revisar e atualizar regularmente seus modelos para garantir que permaneçam atuais e eficazes. Isso garante que seus modelos estejam alinhados com suas estruturas de preços atuais, ajustes de preços e branding.
• Diferencie claramente os modelos. Considere criar modelos separados para diferentes linhas de produtos ou tipos de clientes para garantir consistência e eficiência. Diferenciar claramente seus modelos facilita para sua equipe usá-los com sucesso. 
• Treinamento e suporte. Recomenda-se implementar treinamento ou comunicação interna que ajude sua equipe a entender a diferença entre os modelos para evitar edições acidentais e uso incorreto. Também se recomenda fornecer treinamento sobre como vincular quadros a modelos e gerenciar documentos dentro do quadro de Cotações & Faturas.

 

Preços

Cotações & Faturas é um recurso integrado em todos os planos do monday CRM. Com base no nível do seu plano do monday CRM, há um número definido de documentos que você pode criar a cada mês. 

Para saber mais sobre os recursos disponíveis nos planos do monday CRM, dê uma olhada na página de preços da monday.com.

 

Melhorias futuras

 

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