Quem pode usar este recurso:

Disponível em contas Enterprise e Pro. 

Ter colunas padronizadas em sua conta é uma ótima maneira de alinhar os quadros, garantir a integridade do processo com uma lista fechada de rótulos não editáveis, centralizar atualizações e simplificar a configuração dos quadros. A Coluna Gerenciada da monday.com é a solução perfeita para garantir esse nível de eficiência e produtividade 🙌

O que é uma Coluna Gerenciada

Uma Coluna Gerenciada é um elemento chave na padronização de fluxos de trabalho. Ela permite que o proprietário da coluna crie, possua e gerencie colunas com rótulos predefinidos que não podem ser editados pelos membros. Ao usar a Coluna Gerenciada, as equipes podem manter uma terminologia consistente nas colunas em toda a conta.

Contas Enterprise podem ter até 200 Colunas Gerenciadas, enquanto contas Pro podem ter até 3. Se o limite for atingido, a opção de criar uma nova Coluna Gerenciada será desativada, e uma caixa de dica aparecerá para notificar você. 

Nota: Somente administradores da conta e membros que recebem permissões administrativas específicas podem criar e editar uma Coluna Gerenciada. Para saber mais, leia as seções abaixo sobre como criar, editar e excluir uma Coluna Gerenciada.

Como usar uma Coluna Gerenciada

Uma vez que uma Coluna Gerenciada foi criada, você pode facilmente adicionar essa coluna ao seu quadro para apoiar seu fluxo de trabalho e alinhar seu quadro com outros quadros na conta.

Para adicionar uma Coluna Gerenciada, clique no ícone “+” para adicionar uma nova coluna ao seu quadro e clique na aba “Colunas gerenciadas” no canto inferior esquerdo do menu suspenso. O Centro de Colunas será aberto com uma lista de todas as Colunas Gerenciadas disponíveis na conta.

Nota: Ao adicionar a coluna, a aba de Colunas Gerenciadas só aparecerá uma vez que a primeira Coluna Gerenciada na conta tenha sido criada.

Você verá uma descrição da coluna abaixo do nome da coluna, os vários rótulos na Coluna Gerenciada, o criador da coluna e quantos quadros estão usando essa coluna. Clique no botão “Adicionar ao quadro” ao lado da Coluna Gerenciada que você gostaria de adicionar ao seu quadro.

Dica: Ao adicionar uma nova coluna, você também pode pesquisar uma Coluna Gerenciada na barra de pesquisa pelo nome ou tipo, ou seja, Localizações de Escritórios.

A coluna será então adicionada ao seu quadro com todos os rótulos predefinidos prontos e esperando para serem usados. Uma vez que você tenha adicionado a coluna ao seu quadro, não poderá alterar ou editar os rótulos dentro da Coluna Gerenciada.

Permissões da Coluna Gerenciada 

Administradores da conta podem conceder permissões específicas a membros para criar, editar, excluir e desativar uma Coluna Gerenciada na seção de Administração. Clique no ícone do seu perfil no canto superior direito da página e selecione “Administração”.

Clique na aba de Permissões no painel esquerdo da página de Administração e selecione o botão “Novo papel” em Funções de conta personalizadas. Em “Nome do papel”, titule o papel que você está criando, ou seja, “administrador de coluna gerenciada”. Em “Baseado no papel”, selecione “Membros” na lista suspensa.

Uma vez que o papel é criado, você pode definir permissões para esse papel. Nas funções da conta, role para baixo até “Privilégios de administrador” e selecione a caixa de seleção ao lado de “Criar e editar colunas gerenciadas”.

Agora você pode selecionar quais membros da conta você gostaria de atribuir a esse novo papel criado. Clique na aba de Usuários no painel esquerdo da página de Administração. Role até o usuário que você gostaria de atribuir esse papel, clique no menu suspenso em “Papel do usuário” e procure o novo papel em “Funções Personalizadas”.

Ao alterar o papel do usuário para o novo papel personalizado, o membro ainda terá todas as outras permissões de membro na conta, com a permissão adicional de criar, editar, excluir e desativar Colunas Gerenciadas na conta.

Criar uma Coluna Gerenciada

Como administrador de coluna gerenciada, você pode criar Colunas Gerenciadas na conta e determinar quais informações estão disponíveis nessas colunas padronizadas.

Para criar uma Coluna Gerenciada, comece adicionando uma coluna ao seu quadro usando o ícone “+” e selecionando o tipo de coluna que você gostaria de criar. Em seguida, configure a coluna inserindo os rótulos que você gostaria de tornar disponíveis para essa coluna.

Nota: A Coluna de Status, Prioridade, Rótulo e Colunas de Dropdown podem ser definidas como Colunas Gerenciadas.

Uma vez que a coluna esteja configurada, clique nos três pontos no canto superior direito da coluna e selecione “Salvar como coluna gerenciada”. Na janela que se abre, adicione um nome e uma descrição à sua coluna para torná-la facilmente identificável pelos usuários.

Clique em “Próximo” e revise os rótulos que você definiu para essa coluna. Você pode adicionar novos rótulos na barra “Pesquisar ou criar”, ou excluir rótulos selecionando os três pontos à direita do nome do rótulo. Quando estiver satisfeito com os detalhes da coluna, selecione o botão azul “Salvar” no canto inferior direito.

Editar uma Coluna Gerenciada

Os detalhes da coluna também podem ser editados no quadro clicando na coluna e selecionando “Editar coluna gerenciada”.

Dica: Você também pode criar, editar e excluir uma Coluna Gerenciada a partir da API da monday.

Na janela que aparece, na aba “Configurações”, você pode adicionar e desativar rótulos, visualizar o registro de atividades da coluna e alterar o nome da coluna clicando nele.

Nota: Rótulos podem ser excluídos de uma Coluna Gerenciada somente se a coluna ainda não tiver sido adicionada a um quadro. Uma vez que a coluna é usada em um quadro, os rótulos só podem ser desativados. 

Você pode ver quais quadros estão atualmente usando esta Coluna Gerenciada selecionando a aba “Lista de quadros” no canto superior esquerdo. Clique no botão “Salvar alterações” no canto inferior direito para salvar quaisquer alterações que você tenha feito na coluna.

Nota: Quadros privados na conta que estão usando a Coluna Gerenciada não aparecerão na lista de quadros no editor de Coluna Gerenciada. 

Excluir e desativar uma Coluna Gerenciada

Quando uma Coluna Gerenciada não é mais necessária na conta, administradores de coluna gerenciada podem excluir ou desativar a coluna.

• Excluindo uma Coluna Gerenciada

Quando a Coluna Gerenciada é excluída, ela não aparecerá mais no Centro de Colunas e não poderá ser reativada. Para quadros existentes que têm essa coluna, ela permanecerá no quadro; no entanto, não aparecerá mais na lista de Colunas Gerenciadas e não poderá ser adicionada a novos quadros.

Para excluir uma Coluna Gerenciada, abra o Centro de Colunas, selecione os três pontos no canto superior direito ao lado do nome da Coluna Gerenciada e clique em “Excluir”. Na janela que aparece, clique em “Excluir e desvincular”.

Quando a Coluna Gerenciada é excluída, a coluna se torna desvinculada, e, portanto, usuários com quadros existentes que têm essa coluna poderão editar a coluna como uma coluna normal.

Dica: Embora a coluna não possa ser reativada, você encontrará a coluna excluída na seção de lixo da sua conta, e terá até 30 dias para recuperá-la.

• Desativar uma Coluna Gerenciada

Desativar uma Coluna Gerenciada fará com que ela apareça esmaecida no Centro de Colunas, e os usuários não poderão adicioná-la aos seus quadros. No entanto, a coluna permanecerá em quadros existentes que a tinham antes da desativação.

Para desativar uma Coluna Gerenciada, clique nos três pontos ao lado do nome da coluna e selecione “Desativar”.

Desativar uma Coluna Gerenciada não a remove do Centro de Colunas. A coluna pode ser reativada a qualquer momento clicando nos três pontos ao lado do nome da coluna e selecionando “Reativar”.

Nota: Ao desativar uma Coluna Gerenciada, a coluna não se torna desvinculada. Portanto, os usuários não poderão editar a coluna em quadros onde a coluna foi adicionada antes da desativação.

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