O gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar sua alocação. Os recursos podem ser qualquer coisa que sua empresa precise para operar de forma eficaz— funcionários, equipamentos ou até mesmo seus ativos de marca. Quaisquer que sejam seus recursos, a monday.com está aqui para ajudar a manter sua empresa no caminho certo!
Antes de começar
Para medir a carga de trabalho dos membros da sua equipe, você vai querer garantir que seus quadros contenham os seguintes recursos:
- Uma Coluna de Pessoas
- Uma Data ou uma Coluna de Linha do Tempo
- Opcional – Um Número ou Coluna de Fórmula para indicar o esforço necessário para cada tarefa; ou seja, 1 hora, 6 horas
- Um Cronograma de Trabalho– Através dessa configuração, você pode determinar os dias de trabalho, horas e folgas no cronograma de trabalho de um usuário. Você pode personalizar essa configuração na seção de administração da sua conta.
Como adicionar o widget de Carga de Trabalho
Você pode adicionar o Widget de Carga de Trabalho tanto como uma visualização de quadro quanto ao seu painel, tornando-o facilmente acessível a qualquer momento.
Clique no botão “+Adicionar widget” no canto superior esquerdo da sua tela e selecione “Mais widgets” no menu suspenso. Dentro do Centro de Widgets, você pode pesquisar por “Carga de Trabalho” usando a barra de pesquisa.
Configurações básicas
- Escolha a coluna de tempo
Como esta visualização verifica todos os itens atribuídos a uma pessoa durante um determinado período, seu quadro deve ter ou uma Coluna de Data ou uma Coluna de Linha do Tempo.
- Escolha o tipo de recurso
Agora você precisa escolher qual tipo de recurso deseja que seja representado na carga de trabalho. O tipo de recurso pode ser qualquer grupo, coluna de quadro no seu quadro. Isso determinará como veremos a carga de trabalho dividida.
- Cor por
Escolha colorir as barras de itens na sua carga de trabalho por qualquer uma de suas colunas, grupos ou quadros. Vá para “Cor Por” no menu de configurações para colorir itens de acordo com uma categoria de sua escolha, para fornecer certas informações à primeira vista. As cores mostradas são as cores que você já escolheu para a Visualização da Tabela Principal do seu quadro. Por exemplo, se você escolher “Status”, seus itens serão coloridos pela cor que representa cada rótulo na Coluna de Status do seu quadro.
Medir o Esforço e a Capacidade
Esforço e Capacidade são as configurações através das quais seus dados são organizados e exibidos. Através desta aba, encontrada nas configurações do widget de Carga de Trabalho, você pode personalizar a forma como puxa os dados.
- Medir Esforço
Você pode escolher medir o esforço exertido por cada usuário através de “Contar item” ou através de “Esforço”. Se você escolher “Contar item”, cada item atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro.
Às vezes, no entanto, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso para o projeto. Nesse caso, estamos usando “Esforço” determinado pela Coluna de Estimativa de Tempo, Coluna de Número ou Coluna de Fórmula.
Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles “dividem o esforço” entre eles. Podemos alternar entre “Dividir”, que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e “Soma”, que atribuirá a cada um dos parceiros o número total de horas que o projeto leva.
- Definir capacidade para Cronograma de Trabalho ou Personalizado
Uma vez feito isso, podemos escolher uma capacidade para o usuário. A capacidade será baseada em “Cronograma de Trabalho” ou “Personalizado” no widget de Carga de Trabalho. Ambas as configurações levarão em conta o cronograma de trabalho do usuário, mostrando dias de trabalho e dias de folga, no entanto, o cálculo das horas de trabalho será diferente.
“Cronograma de trabalho” é o padrão e calcula a capacidade automaticamente com base nas horas de trabalho do usuário. No entanto, se você quiser medir o esforço não em horas, mas em pontos de história, por exemplo, então você pode definir a capacidade como “Personalizado”, que não levará em conta as horas de trabalho do usuário.
Se você estiver visualizando seu calendário por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade que você definiu. No entanto, se você mudar o calendário para visualizar por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Em outras palavras, a capacidade de 20 horas será dividida por 5 e aparecerá como 4 horas por dia da semana.
Da mesma forma, se você visualizar seu widget por meses, sua capacidade de 5 será multiplicada por 4 semanas em um mês, mostrando uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir sua capacidade semanal, então é importante ter isso em mente.
- Apresentar carga de trabalho como número ou porcentagem
Você tem a opção de apresentar suas bolhas como tarefas numeradas ou calculando a porcentagem que cada bolha representa da sua carga de trabalho total.
Gerenciamento de disponibilidade da carga de trabalho
O widget de Carga de Trabalho pode ser personalizado com base no cronograma de trabalho de cada usuário, através da equipe à qual estão atribuídos. Um cronograma de trabalho é atribuído a uma equipe pelo administrador da conta e reflete o calendário preciso de cada usuário. Isso determinará de forma mais precisa a disponibilidade do membro no widget de Carga de Trabalho, pois refletirá dias úteis, horas de trabalho e folgas.
Você só pode adicionar e ajustar Cronogramas de Trabalho se for um administrador da conta. Vá para a seção de Administração clicando na sua foto de perfil no canto superior direito da sua página, clique na aba “Geral” e selecione “Cronograma de Trabalho”. Você pode então nomear e ajustar diferentes cronogramas de trabalho com base nos usuários e seus parâmetros de trabalho específicos.
Entendendo as cores
- Bolha azul – A pessoa atingiu a capacidade
- Bolha azul clara com uma bolha mais escura no centro – A pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. O tamanho do círculo interno reflete quão próximo a pessoa está de atingir a capacidade
- Bolha vermelha – A pessoa ultrapassou seu limite de Capacidade.
- Listras vermelhas: A pessoa tem um feriado público, fora do local ou dia de folga. Se um ponto de exclamação vermelho aparecer dentro das listras vermelhas, isso indica que uma tarefa foi agendada no dia de folga de um membro
- Listras cinzas: Estas indicam o fim de semana da pessoa e estão presentes em todo o cronograma
Entendendo os resultados
Vamos voltar ao nosso exemplo do quadro de Visão Geral do Projeto. Aqui, Lindy foi atribuída a duas tarefas, levando 1,5 e 2,5 horas, respectivamente.
Para entender os resultados, precisamos olhar para dois fatores:
- Quantas horas leva para completar a tarefa.
- Quantos dias temos para completá-la.
- A capacidade semanal da pessoa, para entender por que ela está abaixo/acima da capacidade.
Vamos voltar ao nosso quadro:
Neste exemplo, gravar um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluído em 8 dias úteis, excluindo os finais de semana. Isso significa que, a cada dia, precisaremos dedicar 0,5 horas de trabalho a essa tarefa. Esta é apenas uma equação matemática simples:
Aprofundar para mais detalhes
Se você quiser dar uma olhada mais de perto nas tarefas da equipe, pode clicar em qualquer um dos círculos e ver as tarefas listadas naquele período de tempo.
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