Definir um orçamento é uma parte crucial do processo de planejamento de projetos. A parte complicada vem com o acompanhamento de gastos e despesas à medida que seu projeto avança. Para ajudar a ter um melhor controle, a monday.com vai mostrar todas as melhores dicas e truques para rastrear e monitorar seu orçamento! 💸
Configure seu quadro
Vamos configurar um quadro onde possamos rastrear todas as despesas associadas a um de nossos projetos.
Primeiro, criaremos um grupo para cada projeto, ou neste caso, cada evento futuro a ser planejado. Em seguida, adicionaremos nossos itens, que representarão cada tarefa que deve ser realizada para preparar o evento.
Uma vez que tivermos nossos itens plotados em nosso quadro, adicionaremos algumas colunas para nos ajudar a definir detalhes sobre as tarefas. Usaremos uma Coluna de Pessoas para designar a pessoa responsável por cada tarefa, e uma Coluna de Status para atualizar onde estamos em cada tarefa, e uma Coluna de Data para definir prazo.
Use a Coluna de Números para rastrear despesas
Agora que temos nossas tarefas e projetos plotados em nosso quadro, podemos começar a adicionar nossas despesas! Vamos adicionar uma Coluna de Números ao nosso quadro e preenchê-la com o orçamento total, bem como o orçamento por item. Podemos até adicionar um Resumo de Coluna para mostrar a soma de todos os custos em cada grupo. Isso nos dará o orçamento total por projeto na parte inferior da coluna.
Mas e quanto ao valor do dinheiro que realmente gastamos em cada tarefa? Para rastrear isso, podemos adicionar outra Coluna de Números onde podemos inserir todo o dinheiro realmente gasto.
Interprete seus dados com fórmulas
Com nossas duas Colunas de Números, podemos rastrear nosso orçamento pretendido, bem como nossas despesas e gastos reais. Para tornar nosso fluxo de trabalho ainda mais fácil, adicionaremos algumas Colunas de Fórmulas para nos ajudar a interpretar rapidamente nossos números. Desde cálculos básicos até fórmulas complexas, a Coluna de Fórmulas fará todo o trabalho pesado por você, e deixará você com o que precisa saber para se manter no caminho certo.
- Verifique se você está dentro do orçamento
Temos uma Coluna de Números mostrando nossas metas orçamentárias, e uma Coluna de Números mostrando o que gastamos, mas não queremos ter que fazer as contas toda vez que quisermos saber onde estamos. Então, adicionamos uma fórmula “Se”, que pega a diferença entre os dois números e nos envia a mensagem “Dentro do Orçamento” quando estamos abaixo ou atingimos nosso orçamento pretendido, ou “Acima do Orçamento” quando excedemos nosso orçamento.
- Saiba quanto orçamento resta
Estamos muito ocupados com muitos eventos diferentes acontecendo a cada mês. Em alguns meses, nossas despesas excedem nosso orçamento, enquanto em outros meses estamos abaixo do orçamento. Portanto, para cada mês, gostaríamos de poder ver quanto temos de sobra para cada evento e no total. Calculamos o orçamento restante usando a seguinte fórmula:
Para mais casos de uso sobre nossa coluna de fórmulas, confira este artigo.
Destaque dados importantes
Use a Coloração Condicional para destacar automaticamente qualquer informação importante que você queira chamar a atenção. Queremos destacar qualquer item que tenha ultrapassado o orçamento, então escolhemos colorir condicionalmente cada rótulo “Acima do Orçamento” em nossa Coluna de Fórmulas em vermelho!
Dê uma olhada em este artigo para saber mais sobre Coloração Condicional e como configurá-la.
Veja a divisão do seu orçamento
Estamos sempre interessados em ver quais são as maiores despesas de nossos eventos a cada mês. Para exibir todas essas estatísticas importantes, podemos criar gráficos usando a Visualização de Gráficos!
Uma vez que adicionamos as Visualizações de Gráficos ao nosso quadro, podemos personalizar o tipo de gráfico que é e quais colunas ele se baseia. Escolhemos basear nosso gráfico na Coluna de Tags, mostrando o tipo de despesa associada a cada item em nosso quadro. A partir das descobertas em nosso gráfico, sabemos que 64,9% de nossos custos mensais foram para ALIMENTAÇÃO! 🍩
Automatize seu fluxo de trabalho!
Para reduzir a quantidade de trabalho manual que você e sua equipe precisam fazer, adicione algumas automações, como lembretes de datas de vencimento, tarefas e eventos recorrentes, dependências e muito mais! Todas as palavras em cinza, sublinhadas, são totalmente personalizáveis para tornar cada receita única para seus usos!
Adicione a seguinte automação para notificar a pessoa responsável pelas finanças quando quaisquer custos forem relatados acima de um valor definido. Por exemplo, nosso chefe do departamento financeiro gostaria de ser notificado toda vez que gastamos mais de R$1000 em uma tarefa, então configuramos assim:
Também adicionamos a seguinte automação, que notificará o gerente do evento toda vez que o prazo chegar e o status da tarefa não estiver “Concluído” ainda.
Fique atento a mais automações relacionadas a orçamento em breve!
Rastreie seu progresso com um painel
Os painéis são um ótimo lugar para manter todos os seus gastos em um só lugar, para ver a divisão de todas as suas despesas e comparar orçamentos entre si. Podemos até conectar vários quadros a um painel para comparar e contrastar estatísticas, números e progresso! Vamos conferir alguns widgets que nos ajudarão a ter uma visão geral de nossos projetos.
- O widget de Calendário nos mostra o período de nossos projetos em um calendário abrangente. Os itens são codificados por cores correspondendo aos quadros a que pertencem, para que saibamos onde ir para mais detalhes!
- Os Widgets de Números calculam a soma, média, mediana ou qualquer outra métrica importante para os números em nossa Coluna de Números! Usamos três widgets diferentes para comparar o orçamento pretendido, o orçamento gasto e o orçamento de sobra!
- O widget de Gráfico gera gráficos com base nos dados em nossos quadros! Este gráfico nos mostra a divisão de nossos itens entre os grupos em nosso quadro, que representam diferentes eventos ou projetos. Dessa forma, podemos ver quantas tarefas temos que fazer para preparar cada evento.
- O segundo gráfico é um Widget de Bateria, nos dando uma visão geral de quantas tarefas estão concluídas e quantas estão em andamento ou já concluídas!
- Também adicionamos um Widget de Contagem Regressiva para cada um de nossos eventos, para que não deixemos o tempo escapar!
Existem muitos outros widgets úteis que podem ser adicionados aos seus painéis para potencializar seu orçamento. Você pode conferir este artigo para mais informações.
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