O que é gestão de recursos?

Gestão de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar sua alocação. Recursos podem ser qualquer coisa que sua empresa precisa para operar de forma eficaz— funcionários, equipamentos ou até mesmo seus ativos de marca. Se você gerencia uma equipe, por exemplo, o desafio será garantir que seus funcionários estejam designados às tarefas certas e que tenham a capacidade de completá-las todas a tempo.

O objetivo da gestão de recursos é usar os recursos da maneira mais eficiente possível.

Dica: A visualização e o widget de Carga de Trabalho podem ser personalizados com base na programação de trabalho para cada equipe. Uma programação de trabalho é atribuída a uma equipe pelo administrador da conta e reflete o calendário preciso daquela equipe.

Por que é importante?

Gerenciar recursos de forma eficiente é um passo crucial para qualquer projeto bem-sucedido. Isso promove transparência e colaboração sem costura. Todos sabem pelo que são responsáveis e quanto tempo têm para concluir suas tarefas. Ao planejar e gerenciar seus recursos, você terá uma visão clara e controle sobre seu projeto. Isso também ajudará na definição de metas e no planejamento de seus projetos futuros de forma ainda melhor.

Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudar a manter seu negócio nos trilhos!

Planeje seus recursos

Planejar seus recursos é o primeiro passo para alocá-los. Isso ajudará você a entender tudo o que precisa ser feito para concluir o projeto. Vamos começar!

Passo 1 – Defina prioridades

O primeiro passo no planejamento de seus recursos é dividir seu projeto em tarefas. Isso pode ser desde a menor até a maior tarefa que você precisa realizar. Assim que você anotar todas as suas tarefas, poderá priorizá-las. Na monday.com, adora-se usar a Coluna de Status para definir o que é importante e o que pode esperar.

Neste exemplo, estamos trabalhando em um projeto de rebranding:

Passo 2 – Adicione datas de entrega

Outro passo importante na gestão eficiente de seus recursos é adicionar datas de entrega. Isso, combinado com o status de prioridade, ajudará sua equipe a gerenciar melhor seu tempo. Para adicionar datas de entrega, você pode usar a Coluna de Data. Você também pode configurar lembretes de data para garantir que sua equipe não perca nenhum prazo. Para saber mais sobre isso, confira este artigo.

Passo 3 – Estime o tempo

Algumas tarefas levam mais tempo do que outras para serem concluídas. Adicionar uma estimativa de tempo para cada tarefa ajudará você a alocar seus recursos melhor. Aqui, estamos usando uma Coluna de Números, e ajustando as unidades no rodapé da coluna para serem medidas em horas.

Distribua o trabalho de forma eficiente

Uma vez que você planejou todas as tarefas que precisam ser feitas, pode começar a alocar trabalho para os membros de sua equipe! Para ajudar nesse processo, foi criada a Visualização de Carga de Trabalho. Este recurso incrível ajudará você a ver de relance quem está acima de sua capacidade e atribuir tarefas futuras de acordo.

Nota: As equipes podem ser atribuídas a uma programação de trabalho através das configurações do administrador, o que criará visualizações avançadas de sua disponibilidade na visualização e widget de Carga de Trabalho.

• Atribua responsabilidades

Antes de adicionar a visualização ao seu quadro, certifique-se de adicionar uma Coluna de Pessoas. Esta coluna é usada para atribuir tarefas aos membros de sua equipe e traz transparência para a equipe.

• Adicione a visualização

Uma vez que todas as suas tarefas estão atribuídas, você pode abrir a Visualização de Carga de Trabalho. Para adicionar a Visualização de Carga de Trabalho, clique no sinal de mais ao lado do botão “Tabela Principal” na parte superior do seu quadro e clique em “Mais visualizações”.

Selecione “Carga de Trabalho” no Centro de Visualizações.

• Personalize

Em seguida, você encontrará uma série de configurações diferentes que permitem personalizar sua Visualização de Carga de Trabalho para funcionar melhor para você. Queremos avaliar a quantidade de tarefas atribuídas a cada membro da equipe, então escolhemos nossa Coluna de Pessoas em “Tipo de Recurso”.

Dessa forma, podemos ver cada membro da equipe no eixo y de nossa visualização, com o número de tarefas atribuídas plotadas ao longo do calendário.

Outra personalização que fizemos aqui é medir o esforço com base na estimativa de tempo de cada tarefa. Também configuramos uma capacidade semanal por pessoa de 7 horas.

• Aprofunde-se e realoque

As cores das bolhas ajudam você a ver de relance quem está acima da capacidade ou abaixo da capacidade. Você pode clicar em qualquer uma das bolhas para aprofundar e ver detalhes de todas as tarefas que aquela pessoa está atribuída. Esta semana, por exemplo, podemos ver que Shelly está acima da capacidade (bolha vermelha), mas que Lea está abaixo da capacidade e poderia assumir mais uma tarefa. Podemos reatribuir uma das tarefas de Matthew para Lea.

Se sua equipe estiver atribuída a tarefas em vários quadros em sua conta, você pode usar o Widget de Carga de Trabalho. Semelhante à visualização, ele permite combinar informações de vários quadros em um único lugar. Confira este artigo para mais informações.

Alocar recursos físicos

A Visualização de Carga de Trabalho não é apenas boa para alocar recursos humanos, mas também é realmente eficaz para recursos físicos! Usamos uma Coluna de Status chamada “Sala de Reunião” para registrar a sala de reunião que estamos reservando para trabalhar em cada uma de nossas tarefas.

Em vez de visualizar cada tarefa de acordo com o membro da equipe atribuído a ela, podemos visualizar todas as nossas tarefas de acordo com a sala de reunião que estamos usando! Para configurar isso, escolhemos nossa Coluna de Status “Sala de Reunião” como nosso “Tipo de Recurso”.

Como a empresa precisa das salas de reunião para outros fins ao longo da semana, nosso projeto de rebranding tem uma quantidade limitada de horas semanais que podemos usar as salas, então precisamos ser estratégicos sobre como utilizá-las! Estamos medindo o esforço contando o número de horas que cada sala é reservada por semana e estabelecemos uma capacidade semanal de 2 horas por semana para cada sala de reunião.

Podemos ver quando superlotamos as salas e quando há conflitos de agendamento para que possamos realocar nossos recursos de acordo com sua disponibilidade!

Para saber mais sobre alocação de recursos usando o Widget de Carga de Trabalho, confira este artigo.

Acompanhe o progresso

• Adicione uma Coluna de Status

Uma vez que suas tarefas estão alocadas perfeitamente, você pode adicionar uma Coluna de Status para acompanhar o progresso. Com esta coluna, você pode ver se uma tarefa está concluída, está sendo trabalhada ou qualquer outro status que desejar!

• Receba notificações quando um status mudar

Potencialize ainda mais seu quadro usando automações! Neste exemplo, quero ser notificado sempre que um status mudar para “parado”.

Também podemos ser notificados 1 dia antes de uma data de entrega chegar se o status da tarefa não estiver marcado como concluído:

Automações são uma ótima maneira de ficar em cima de tudo que é importante e reduzir o trabalho manual.

• Obtenha mais insights com a Visualização de Gráficos

A Visualização de Gráficos e as análises permitem que você tome decisões informadas. Aqui, por exemplo, estamos interessados em saber como cada um de nossos projetos de maior prioridade está avançando.

É uma ótima maneira de saber onde investir nosso tempo e esforços e quais recursos usar para este projeto. No nosso caso, precisamos acelerar nossos projetos de prioridade média!

Mantenha o controle do tempo gasto

Embora ter uma coluna de estimativa de tempo seja útil, você pode obter insights ainda mais poderosos rastreando o tempo que sua equipe está realmente gastando. É aqui que a Coluna de Rastreamento de Tempo entra em cena.

Com a Coluna de Rastreamento de Tempo, sua equipe pode pressionar iniciar para começar a registrar o tempo assim que começarem a trabalhar em uma tarefa. Podemos até automatizar esse processo com nossas automações. Com a receita abaixo, seu cronômetro começará e parará automaticamente:

Se você gostaria de uma visualização fácil para entender melhor a diferença entre seu tempo estimado e seu tempo real, adicione a Coluna de Fórmula. Isso permitirá que você planeje de forma mais precisa para tarefas semelhantes no futuro:

A fórmula usada aqui é:

Fórmula: CONCATENATE(INT( MINUS({Time Est.},DIVIDE({Actual Time},3600))),”.”,ROUND((MINUS( MINUS({Time Est.},DIVIDE({Actual Time},3600)),INT( MINUS({Time Est.},DIVIDE({Actual Time},3600)))))*60,0))

Obtenha todos os insights em um só lugar

Para obter uma visão geral do que está acontecendo em seu projeto ou em toda a sua conta, você pode adicionar widgets adicionais à sua visualização ou usar um Dashboard! Isso é ótimo para ver como sua equipe está se saindo e para gerenciar e planejar seus recursos melhor.

Aqui, usamos o Widget de Carga de Trabalho, o Gráfico, o Bateria e os Widgets de Rastreamento de Tempo.

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