Como um administrador da monday.com, gerenciar os usuários da sua conta deve ser simples e eficiente. Neste artigo, você encontrará tudo o que precisa saber. 🙌
Localizar a seção de gerenciamento de usuários
Para acessar o gerenciamento de usuários, clique na sua foto de perfil e selecione Administração. Em seguida, vá para a seção Diretório no painel esquerdo e escolha Usuários no menu expandido.
Filtrar usuários
À medida que sua conta cresce, filtrar se torna fundamental para gerenciar usuários de forma eficiente. Use a barra de pesquisa para encontrar rapidamente um usuário específico ou clique no botão Filtrar para opções mais avançadas, como função, status, associação a produtos e mais.
Desativar ou reativar um usuário
Se um membro da equipe saiu ou você tem um usuário duplicado com e-mails diferentes, você pode desativá-los para manter sua conta limpa e segura. Basta encontrar o usuário na lista, clicar no menu de três pontos ao lado do nome dele, selecionar Desativar usuário e seguir o restante das instruções. Uma vez desativado, ele perderá o acesso à sua conta.
Desativar um usuário também desabilitará quaisquer automações ou integrações que ele criou. Para mantê-las em funcionamento, você pode transferir a propriedade para outro usuário ativo. Se houver automações em vigor, você será solicitado a escolher um novo proprietário antes de concluir a desativação:
O que acontece com membros desativados?
Uma vez que um membro da equipe foi desativado, por favor, tenha em mente o seguinte:
- Usuários desativados aparecerão em cinza e como inativos, mas ainda estarão atribuídos às tarefas que foram designados, e suas atualizações postadas permanecerão nos itens:
- Se o usuário for o único proprietário do quadro, quadros privados e compartilháveis se tornarão inacessíveis. Um administrador da conta pode transferir a propriedade do quadro na seção de Administração, como mostrado aqui, para obter acesso aos quadros.
- Os quadros principais permanecerão acessíveis, e um administrador da conta pode reivindicar a propriedade a partir do diálogo de assinantes ou da seção de Administração explicada acima.
- Espaços de trabalho criados por um usuário desativado permanecerão ativos. Um administrador da conta pode reivindicar a propriedade do espaço de trabalho a partir da página do espaço de trabalho.
Para reativar um usuário desativado, você pode filtrar pelo status do usuário para mostrar apenas usuários inativos ou usar a barra de pesquisa para localizar o usuário desativado.
A partir daí, selecione o menu de três pontos no lado esquerdo e clique em Ativar usuário:
Excluir um usuário permanentemente
Para excluir permanentemente as informações de um usuário, você precisará desativá-lo primeiro. Uma vez desativado, filtre por usuários inativos ou pesquise pelo nome dele, em seguida, abra o menu de três pontos ao lado do nome e selecione Excluir detalhes do usuário:
Uma janela pop-up aparecerá onde você poderá confirmar a exclusão e escolher como o nome do usuário será exibido na sua conta após a remoção. Quando estiver pronto, clique em Excluir membro para finalizar a ação.
O que acontece com usuários totalmente excluídos?
É importante notar que usuários excluídos não podem ser restaurados. Isso significa que mesmo que o mesmo usuário seja re-adicionado a uma conta com o mesmo endereço de e-mail após ser totalmente excluído, não haverá conexão entre os detalhes do usuário excluído e o novo.
Dito isso, uma vez que um usuário foi excluído permanentemente, por favor, tenha em mente o seguinte:
- Os detalhes pessoais do usuário excluído (por exemplo, nome, endereço de e-mail, título, etc.) serão totalmente removidos da conta. No entanto, o conteúdo que eles criaram, como quadros, itens e atualizações que escreveram, permanecerão anonimamente na conta.
- Qualquer lugar onde o ícone deste usuário costumava aparecer (ou seja, quando atribuído a um item, em uma atualização que eles postaram, no ícone “última vez visto” na parte superior do quadro, etc.) será alterado para mostrar um ícone cinza geral.
- Qualquer lugar onde o nome deste usuário costumava aparecer (ou seja, ao passar o mouse sobre seu ícone na coluna de pessoas, em uma atualização que eles postaram ou foram marcados, etc.) agora aparecerá como “Membro excluído”, a menos que você tenha configurado o nome deles para ser exibido de outra forma.
- Se o usuário excluído era um proprietário de quadro, sua propriedade será removida assim que ele for excluído. Você pode ler mais aqui sobre como reivindicar ou transferir a propriedade do quadro.
- Qualquer automação criada por este usuário será desativada. Para reativar suas automações, a propriedade das automações deste usuário precisará ser transferida para um usuário ativo. Você pode ler mais sobre como fazer isso aqui.
Como mudar o tipo de um usuário
Para mudar a função de um usuário, encontre o usuário na lista e clique na função atual dele na coluna Função do usuário. Em seguida, escolha a nova função que você gostaria de atribuir—Administrador, Membro, Visualizador, Convidado ou uma função personalizada—no menu suspenso.
Gerenciar departamentos na conta
Se sua organização estiver dividida em departamentos, você pode adicioná-los à sua conta e atribuir cada usuário ao departamento relevante. Isso ajuda a manter as coisas organizadas e a ver facilmente quantos usuários pertencem a cada departamento.
Para criar um departamento, vá para a aba Departamentos na seção Diretório e clique no botão + Adicionar departamento.
Você também pode reservar um número específico de assentos para cada departamento. Isso permite que você acompanhe quantos assentos estão atribuídos, reservados ou disponíveis, e rapidamente identificar se um departamento está usando mais do que o pretendido. Para fazer isso, edite o número na coluna Assentos reservados ao lado do nome do departamento.
Se você deseja delegar a gestão de usuários por departamento, pode atribuir um ou mais proprietários de departamento. Apenas administradores podem atribuir proprietários de departamento na seção de administração. Proprietários de departamento podem acessar a seção de administração e gerenciar apenas os membros da conta atribuídos ao seu departamento, sem precisar de acesso total de administrador. Os proprietários atribuídos receberão uma notificação e também verão um pop-up na próxima vez que fizerem login.
Na aba Departamentos, use o menu suspenso na coluna Proprietário para atribuir um ou mais proprietários a cada departamento:
Quando um proprietário de departamento abre o gerenciamento de usuários, verá uma lista filtrada dos membros da conta em seu departamento. Eles também verão membros da conta que ainda não têm um departamento, para que possam atribuí-los ao departamento correto. A partir dessa visualização, os proprietários de departamento podem ajustar funções e acessos da conta conforme necessário, e podem revisar o uso de assentos de seu departamento, incluindo assentos alocados versus reservados. Se um proprietário de departamento for atribuído a mais de um departamento, ele poderá gerenciar cada um desses departamentos da mesma forma.
Uma vez que seus departamentos estejam configurados, volte para a aba Usuários. Na coluna Departamento, use o menu suspenso para atribuir cada membro da conta ao departamento apropriado:
Adicionar ou remover usuários de uma equipe
Na coluna Equipes dentro da seção de gerenciamento de usuários, você pode facilmente visualizar e gerenciar a(s) equipe(s) da qual cada usuário faz parte!
Para adicionar um usuário a uma equipe, basta clicar na coluna Equipes e escolher uma equipe (ou várias!) que você gostaria de adicionar esse usuário. Por outro lado, você pode remover um usuário de uma equipe clicando na coluna Equipes e, em seguida, clicando no “x” à direita da equipe da qual ele já faz parte.
Fazer alterações em vários usuários ao mesmo tempo
Se você está procurando editar o tipo de usuário de várias pessoas simultaneamente, comece marcando a caixa à esquerda de cada nome. Em seguida, use o painel na parte inferior da tela para alterar o tipo de usuário (administrador, membro, convidado, visualizador), equipes (adicionar ou remover), status (ativar, desativar), domínio de e-mail ou departamento dos usuários selecionados.
Ao mudar o tipo/status de usuário de várias pessoas ao mesmo tempo, há algumas coisas importantes a serem lembradas:
Ao mudar o tipo de usuário, as seguintes ações não são suportadas:
- Mudar um usuário para Convidado se esse usuário tiver o mesmo domínio de e-mail que o restante da conta.
- Mudar um usuário para Convidado se o domínio de e-mail do usuário fizer parte da lista negra de domínios de convidados ou não estiver na lista branca. Você pode ler mais sobre isso aqui.
- Mudar um administrador para não-administrador de um usuário que tem tokens SCIM associados a ele. Você pode ler mais sobre isso aqui.
Ao mudar o status do usuário, as seguintes ações não são suportadas:
- Mudar o status de um usuário quando ele ainda está pendente (não aceitou o convite ainda).
- Desativação de um administrador que tem tokens SCIM associados a ele. Você pode ler mais sobre isso aqui.
Coisas gerais a serem lembradas:
- Você não pode incluir a si mesmo nas ações em massa.
- Você pode selecionar e mudar o tipo ou status de usuário de até 200 usuários. Usar o botão “Selecionar tudo” selecionará os primeiros 200 usuários que aparecem na tabela.
Mudar o endereço de e-mail de um usuário
Você pode facilmente editar o endereço de e-mail de outro usuário diretamente da seção de gerenciamento de usuários! Basta clicar no menu de três pontos à direita do nome do usuário e clicar em Editar endereço de e-mail:
Na janela pop-up, insira o novo endereço de e-mail do usuário e clique em Mudar endereço de e-mail para continuar. O usuário receberá um e-mail de confirmação no novo endereço e deve aceitá-lo dentro de três dias. Se ele não confirmar a tempo, o endereço de e-mail não será atualizado na sua conta da monday.com.
Imitação de administrador: fazer login como outro usuário
Às vezes, um problema só aparece para um membro específico da conta. Imitação de administrador permite que você abra uma sessão segura e limitada no tempo como esse usuário para que você possa solucionar problemas e confirmar as configurações de acesso do ponto de vista dele. A atividade de imitação é registrada no Registro de auditoria.
Para iniciar uma sessão de imitação, na lista de Usuários, localize a pessoa que você deseja imitar e clique no menu de três pontos ao lado do nome dela. Selecione Login como este usuário.
Dúvidas técnicas? O suporte oficial da monday.com resolve.
Já para levar a produtividade da sua empresa ao próximo nível, conheça os serviços de consultoria e treinamento da Audatia, parceira certificada da monday.com no Brasil. Agende um bate-papo →
